Як обрати CRM для косметологічної клініки: чекліст із 27 питань

CRM для косметологічної клініки варто обирати за тим, як система справляється з вашим звичайним робочим днем: запис на дві процедури, клієнт з алергією, препарат, який закінчився, зарплата майстра за місяць. Список функцій на сайті цього не покаже. Нижче ми зібрали 27 питань, згрупованих за ділянками роботи клініки, пʼять головних із них на випадок, коли часу на демо мало, і сценарії, які система має пройти на екрані від початку до кінця.

Питання підходять для будь-якої системи: ставте їх щодо кожної CRM, яку розглядаєте, і просіть усе показати. Відповідь «так, це можна налаштувати» без показу на екрані краще вважати відповіддю «ні». Після кожного розділу ми коротко пишемо, як це влаштовано в AGATA, щоб вам було з чим порівняти.

Чекліст можна роздрукувати: натисніть Ctrl+P (на Mac — Cmd+P) і позначайте відповіді ручкою просто під час демо.

Перш ніж дивитися демо

Запишіть на одному аркуші три речі. Тоді ви питатимете про свою клініку, а не про клініку взагалі.

• Команда. Скільки людей працює, кому потрібен власний вхід у систему і хто що має бачити: майстер — лише свій графік, адміністраторка — усе, крім медкарток, і так далі.
• Послуги та матеріали. Які процедури найчастіші і які препарати на них ідуть.
• Звідки ви переїжджаєте. Інша CRM, таблиця чи папір. Що обовʼязково має переїхати: база, майбутні записи, абонементи.

Запис і календар

1. Чи видно на одному екрані всіх спеціалістів і кабінети, і чи не дасть система поставити двох клієнтів в один кабінет на той самий час? Контроль накладок має працювати сам, а не залежати від уважності адміністраторки.
2. Чи може клієнт записатися онлайн сам — з телефона, без реєстрації, одразу на кілька послуг і прямо на сайті клініки? Спитайте, чи можна поставити запис на ваш сайт кнопкою чи формою, щоб клієнт не йшов з сайту, і чи потрапляє заявка одразу в календар, де її видно і можна підтвердити, а не в пошту чи окрему таблицю.
3. Де адміністраторка відповідає клієнтам з Instagram Direct, Telegram і Viber — у CRM, поруч із карткою клієнта та календарем, чи у своєму телефоні? Листування в особистому телефоні йде з клініки разом з адміністраторкою.
4. Чи може система сама відповісти клієнту та записати його, коли адміністраторка зайнята або клініка вже зачинена? Спитайте, чи записує вона тільки на вільний час, чи передає складні розмови людині та чи бачить клініка кожне таке листування.

Як це в AGATA: електронний журнал запису показує сітку, де в кожного спеціаліста своя колонка. До запису можна привʼязати кабінет, а переносять записи перетягуванням. Якщо час спеціаліста чи кабінет уже зайняті, система не пропустить накладку мовчки: вона попередить, а записати попри неї може лише людина з окремим правом. Онлайн-запис на зайнятий час не потрапить узагалі. Є лист очікування і статуси візиту. Як з їхньою допомогою зменшити неявки клієнтів, розповідаємо окремо.

Онлайн-запис AGATA ставиться прямо на сайт клініки. Кнопка «Записатись» відкриває форму поверх сторінки, а на телефоні — на весь екран; або форма стоїть просто на сторінці, наприклад у «Контактах». Текст і колір кнопки обираєте самі, готовий код копіюєте в налаштуваннях, а поруч є підказки, куди його вставити у WordPress, Wix, Weblium чи на будь-який інший сайт. Для Instagram і Telegram є посилання на сторінку запису з вашим логотипом і кольором. І там, і там клієнт записується без реєстрації: обирає спеціаліста, одну чи кілька послуг і вільний час. Докладно — на сторінці про віджет онлайн-запису для сайту. Якщо хочете, клієнт одразу під час запису внесе передоплату через WayForPay, і її зарахують у вартість візиту. Кожну онлайн-заявку ви бачите вгорі календаря та підтверджуєте, тож розклад лишається під вашим контролем.

Листування з Instagram Direct, Telegram (бот і робочий номер клініки) та Viber збирається в чатах AGATA в одному вікні. AI-адміністратор — надбудова до «Бізнесу» чи «Мережі». В автономному режимі він сам відповідає клієнтам і записує їх на вільний час: цілодобово, у робочі години чи тоді, коли клініка зачинена, як оберете. Працює він у Telegram-боті клініки та Instagram Direct, а якщо дозволите, то також у робочому Telegram чи Viber. Скарги, прохання про знижку поза вашими правилами та інші складні розмови AI передає людині, а чернетку відповіді адміністраторка може попросити в нього в будь-якому каналі. Докладніше читайте в статті про AI-адміністратора для клініки. SMS-підтвердження та нагадування йдуть через ваш TurboSMS чи AlphaSMS, за вашими шаблонами.

Клієнти, медкартки та згоди

5. Що видно в картці клієнта? Історія візитів, абонементи та депозити, нотатки, фото до і після мають бути в одному місці, а не у вкладках різних програм.
6. Чи є медкартка з анамнезом і чи попереджає система про алергію, вагітність або ліки під час запису, а не лише в самій картці? Попередження, яке треба окремо відкривати, у завантажений день ніхто не відкриє.
7. Чи може клієнт підписати інформовану згоду дистанційно — кодом із SMS, ще до візиту? І чи зберігається саме той текст, який він підписав, навіть якщо шаблон потім змінили.
8. Чи можна закрити медичні дані від тих, кому вони не потрібні? Наприклад, адміністраторка бачить записи та оплати, але не анамнез.

В AGATA електронна медкартка і база клієнтів зберігають історію візитів, анамнез, фото до і після та згоди. Позначки про вагітність, лактацію, алергії, хвороби та ліки система показує і тоді, коли адміністраторка створює запис у календарі, а записати клієнта попри них може лише людина з окремим правом. Для електронних інформованих згод є 4 готові шаблони, можна додати свої. Підписати згоду можна в клініці або дистанційно, кодом із SMS, а в медкартці зберігається точний текст підписаної редакції. Для перегляду, редагування та експорту медкартки є окремі права. Медкартки та згоди є в тарифах «Бізнес» і «Мережа».

Склад і собівартість

9. Чи привʼязуються препарати та витратні матеріали до послуги і чи списуються вони зі складу самі, коли візит завершено? Якщо списувати вручну, залишки в системі розійдуться з полицею вже за тиждень.
10. Чи показує система собівартість і маржу кожної процедури? Без цього ціни доводиться ставити «як у сусідів».
11. Чи стежить система за термінами придатності, чи є кілька складів та інвентаризація? Особливо якщо в кожного кабінету чи майстра свій запас.

А в AGATA облік складу з техкартами працює так: до послуги привʼязується техкарта, і матеріали з неї списуються автоматично, щойно візит позначено виконаним. Якщо фактична витрата інша, її уточнюють, і система додає рух складу на різницю. У каталозі послуг видно собівартість і маржу, у товарів — термін придатності, а ті, що скоро закінчуються, склад підсвічує заздалегідь. Є кілька складів, інвентаризація, штрихкоди та цінники.

Гроші: каса, ПРРО, зарплати

12. Чи видно касу дня окремо готівкою та безготівкою і прибуток за місяць, а не лише виручку? Виручка без витрат і зарплат нічого не каже про те, чи заробила клініка.
13. Чи пробиває система фіскальний чек через ПРРО сама, без окремої програми каси? Уточніть окремо: чек за візит, за продаж товару і за абонемент.
14. Як ведуться абонементи, подарункові сертифікати та депозити? Чи видно залишок процедур і гроші, які клієнти заплатили наперед.
15. Чи рахує система зарплату за вашою схемою? Ставка, відсоток, бонус за план, утримання за матеріали. І чи бачить майстер свою зарплату, не бачачи чужих.

В AGATA так: каса, зарплати майстрів і P&L ведуться в тій самій системі, що і записи. Кас може бути кілька, готівка та безготівка рахуються окремо, є платіжний календар. Хмарний ПРРО Checkbox пробиває чек автоматично за візит, продаж товару чи абонемента, сам відкриває та закриває зміну, а чек можна надіслати клієнту SMS, у чат чи на пошту. Для чеків за візити підключається також Вчасно.Каса. Чи потрібен ПРРО саме вам, ми розбирали в статті про ПРРО для косметологічної клініки. Зарплату рахують за схемами: ставка, ставка з бонусом за план, відсоток від виручки або їх поєднання, з утриманням за використані матеріали. Право «Бачити свою зарплату» показує майстру лише його розрахунок. Абонементи, сертифікати та депозити клієнтів теж ведуться тут.

Безпека даних і доступи

Анамнез, алергії та ліки — дані, що стосуються здоровʼя. Закон України «Про захист персональних даних» у статті 7 забороняє обробляти такі дані, крім випадків, перелічених у тій самій статті. Один із них — однозначна згода людини. Норму наведено станом на вересень 2026 року, за редакцією від 14.06.2025; що вона означає саме для вашої клініки, уточніть у юриста. Для вибору CRM висновок простий: захист даних треба перевіряти уважно.

16. Чи шифрує система телефони та email клієнтів і записи медкартки окремим ключем вашої клініки? І чи відкриваються фото до і після лише за тимчасовими посиланнями, а не за постійною адресою.
17. Чи можна налаштувати доступи під вашу команду? Готові ролі, свої ролі та винятки для конкретної людини: скажімо, майстер бачить лише свій графік.
18. Чи записує система, хто змінив права, видалив клієнта чи виправив касову операцію? Без журналу розбіжність у касі чи зниклу картку не буде з чим звірити.
19. Як часто робиться резервна копія бази і чи перевіряється кожна копія на цілісність? І чи відокремлені дані вашої клініки від даних інших клінік на рівні самої бази даних, а не лише фільтрами в програмі.

Захист даних у AGATA: телефони та email клієнтів, а також алергії, хвороби, ліки та нотатки медкартки шифруються окремим ключем кожної клініки. Дані кожної клініки відокремлені від інших на рівні самої бази. Фото лежать у приватному сховищі та відкриваються за посиланнями, що швидко перестають діяти. Є готові ролі, можна створити свою або дати чи забрати право окремій людині. Майстру можна дати право бачити лише свій графік і свою зарплату, а медкартку закрити від тих, кому вона не потрібна. Журнал змін записує дії з людьми, ролями та правами, видалення клієнтів, виправлення касових операцій і скасовані поповнення депозитів. Резервна копія бази робиться щодня та зберігається в окремому сховищі, а кожну копію система автоматично перевіряє на цілісність. Докладніше розповідаємо на сторінці про захист даних клієнтів клініки.

Переїзд з іншої системи

20. Що саме перенесеться? Клієнти, історія візитів, майбутні записи, абонементи із залишками, депозити, склад. Попросіть показати перенесення на вашому файлі, а не на демонстраційній базі.
21. Хто переносить і скільки це коштує? І чи можна запустити імпорт повторно, не наробивши дублів.
22. Чи можете ви самі вивантажити свої дані в Excel будь-коли? Без листа в підтримку і без доплати: база клієнтів має належати клініці, а не постачальнику програми.

В AGATA перенесення бази з іншої CRM чи Excel складається з 12 кроків імпорту. Клієнтів, послуги, склад, сертифікати та депозити переносять із вашої таблиці Excel чи CSV, а історію візитів, майбутні записи та абонементи — з вивантажень поширених CRM; інший формат перенесемо ми під час підключення. Система сама зіставляє колонки файлу з полями, і ви бачите це ще до імпорту, а повторний запуск дублів не створює. Підключення з нами безкоштовне: перенесення, налаштування та навчання. Вивантажити дані в Excel чи CSV теж можна самостійно та будь-коли: клієнтів, послуги з цінами, записи календаря, склад, команду та анкети здоровʼя з медкарток.

Ціна та умови

23. Скільки коштуватиме саме ваша команда? Скільки людей входить у пакет, скільки коштує кожне місце понад нього, чи дешевше платити за кілька місяців наперед і що буде з оплаченим місцем, коли людина звільниться.
24. Що йде за доплату? Окремі модулі, перенесення даних, налаштування та навчання команди. Порівнюйте підсумкову суму, а не ціну на першому екрані.
25. Чи є пробний період без картки і що буде з даними після нього? І чи списуватимуть гроші автоматично.

Тарифів у AGATA три. «Старт» — до 3 людей, «Бізнес» — 7 людей у пакеті, далі +290 ₴/міс за кожне місце, «Мережа» — ціна за кожну клініку, від двох клінік. Місце в пакеті — це людина в команді, з входом у систему чи без, і воно належить клініці: коли хтось іде, на його місце можна взяти іншу людину без доплати. Платити можна помісячно, за 3 чи 6 місяців або за рік: що довший період, то нижча ціна за місяць. Модулів за доплату немає: окремо оплачуються тільки додаткові місця та AI-адміністратор (2 990 ₴/міс, до «Бізнесу» чи «Мережі»), а підключення з перенесенням даних і навчанням безкоштовне. Перші 14 днів — безкоштовно, з усім, що входить у «Бізнес», і без картки. Картку ми не зберігаємо і нічого не списуємо самі: коли платити за наступний період, вирішуєте ви. Дані після пробного періоду не видаляються. Усі ціни наведено на сторінці тарифів AGATA.

Підтримка

26. Хто налаштує систему та навчить команду і чи це окремий платіж? І чи є довідка українською, куди адміністраторка зазирне без дзвінка.
27. Куди звертатися потім і чи залежить підтримка від тарифу?

В AGATA налаштування та навчання входять у безкоштовне підключення. У кабінеті є довідка: понад 100 статей українською з пошуком. Далі ви пишете нам напряму: способи звʼязку є на сторінці контактів AGATA. Підтримка однакова в усіх тарифах, без «пріоритетної» за доплату.

Якщо на демо мало часу: пʼять головних питань

Почніть із цих пʼяти. Відповіді на них найшвидше показують, чи система веде всю клініку, від захисту даних і згод до складу, каси та листування з клієнтами, чи лише записує на процедури.

• Чи шифрує система телефони клієнтів окремим ключем вашої клініки? (питання 16)
• Чи може клієнт підписати згоду кодом із SMS, не приходячи в клініку? (питання 7)
• Чи списує склад препарат за техкартою сам, щойно візит завершено? (питання 9)
• Чи пробиває система фіскальний чек через ПРРО сама, без окремої програми каси? (питання 13)
• Чи відповідає AI-адміністратор клієнтам у месенджерах і чи записує їх у календар? (питання 4)

В AGATA на кожне з цих питань відповідь «так», і на демо ми покажемо це в самій програмі.

Що попросити показати на демо

Надішліть сценарії заздалегідь і попросіть пройти їх на екрані від початку до кінця. Для перевірки імпорту дайте знеособлений фрагмент бази на 20–30 рядків, без справжніх телефонів і прізвищ.

1. Записати нового клієнта на дві послуги до конкретного спеціаліста, а потім спробувати поставити іншого клієнта на той самий час у той самий кабінет.
2. Пройти онлайн-запис із телефона так, як це зробить клієнт на сайті клініки, і показати, де заявка зʼявилася в календарі і що з нею робить адміністраторка.
3. Написати в Telegram-бот чи Instagram Direct клініки як клієнт і попросити записати на процедуру: чи відповість AI-адміністратор, чи запропонує вільний час і чи зʼявиться запис у календарі.
4. Відкрити картку клієнта з алергією і створити йому запис: чи зʼявиться попередження і хто може записати попри нього.
5. Надіслати згоду на підпис кодом із SMS і показати, де потім зберігається підписаний текст.
6. Завершити візит із препаратом у техкарті: чи зменшився залишок на складі і чи врахувалася собівартість матеріалів у зарплаті майстра.
7. Прийняти оплату за візит і продаж крему: показати фіскальний чек, надіслати його клієнту та відкрити касу дня.
8. Порахувати зарплату майстра за місяць за вашою схемою.
9. Показати, що бачить майстер під своїм входом: графік колег, базу клієнтів, медкартки, чужі зарплати.
10. Вивантажити базу клієнтів в Excel так, як ви зробите це самі.
11. Завантажити ваш знеособлений файл в імпорт і показати, як система розпізнала колонки, ще до того, як дані потраплять у базу.

Після демо перевірте систему на своїх даних під час пробного періоду: заведіть кілька найчастіших послуг із техкартами, перенесіть активних клієнтів і тиждень записуйте паралельно зі старою системою. Так видно те, чого не покаже жодна презентація.

Часті питання

Що важливіше для приватного кабінету, а що — для клініки з командою?

Кабінету на одну-дві людини насамперед потрібні запис, база клієнтів з історією, каса та склад: питання про ролі та зарплати можна пройти швидше. Клініці з командою варто уважніше перевірити доступи, медкартки, згоди та розрахунок зарплат. Як AGATA влаштована для кожного випадку, ми описали окремо: програма для косметолога з власним кабінетом і CRM для косметологічної клініки.

Чи можна працювати в CRM з телефона?

Так. AGATA працює в браузері на телефоні, планшеті та компʼютері, тож нічого не треба встановлювати та оновлювати: відкрили сторінку, увійшли під своїм логіном і працюєте. На телефоні AGATA має окреме мобільне меню, а кожен у команді бачить рівно те, що дозволяють його права.

Чи можна якийсь час працювати у двох системах паралельно?

Так, це звичайна практика: нові записи ведуть у новій системі, а стару перші тижні тримають для довідок. В AGATA на таку перевірку є 14 днів пробного періоду без картки. Як перенести базу та перемкнутися без простою, розповідаємо в чеклісті як перейти в нову CRM.

Як порівнювати ціни різних CRM?

Рахуйте на свою команду та свій період оплати, а не за ціною на першому екрані. Додайте все, що йде окремо: місця понад пакет, модулі, перенесення даних і навчання. Умовний приклад: тариф за 1 400 ₴ на місяць плюс 4 додаткові місця по 350 ₴ — це вже 2 800 ₴, дорожче за тариф за 2 500 ₴, у який ці місця вже входять. Для порівняння: «Бізнес» в AGATA коштує 2 490 ₴/міс помісячно або 1 690 ₴/міс при оплаті за рік, і 7 людей у ньому вже враховано.