AI-адміністратор для косметологічної клініки: що він уміє насправді

AI-адміністратор для клініки — це чат-бот для запису клієнтів у Telegram-боті клініки та Instagram Direct, а з вашого дозволу також у робочому Telegram чи Viber. Відповідає він за вашим прайсом, графіком і правилами, а скарги, прохання про знижку поза цими правилами та зміни записів передає людині. Запускати його варто поступово: спершу чернетки, потім автономний режим в одному каналі та в неробочі години.

Чимало повідомлень, які клініка отримує в месенджерах, зводиться до тих самих кількох питань: скільки коштує, скільки триває, чи є час у суботу, як вас знайти і чи можна оплатити карткою. Увечері та вночі відповідати на них нікому, а вдень адміністраторка часто зайнята клієнтом на рецепції. Нижче розповідаємо, що варто доручити AI, а що ні, звідки він знає про вашу клініку, як це влаштовано в AGATA і як запускати його поступово. В AGATA AI-адміністратор працює як окрема надбудова. Клієнтів він записує через ті самі перевірки, що і онлайн-запис.

Що доручити AI, а що залишити людині

AI добре справляється там, де відповідь уже записана: у прайсі, графіку чи правилах клініки. Там, де потрібне рішення, останнє слово за людиною.

Можна доручити:

• типові питання: ціна, тривалість, адреса, парковка, способи оплати;
• підбір вільного часу на конкретну послугу та запис;
• збір даних для картки: імʼя, прізвище, телефон;
• відповіді ввечері, у вихідні та тоді, коли адміністраторка зайнята.

Краще залишити людині:

• медичні питання: протипоказання, сумісність із ліками, «чи підійде мені ця процедура» — це тема для консультації спеціаліста;
• скарги та конфлікти;
• знижки «як виняток»;
• перенесення та скасування записів;
• будь-яку розмову, у якій клієнт засмучений або вагається.

Звідки AI знає про вашу клініку

AI-адміністратор бере відповіді з вашої CRM. Змінили ціну в каталозі — наступна відповідь уже з новою ціною. Проставили спеціалістці вихідний — AI не запропонує запис до неї на цей день. Тому перед запуском наводьте лад у даних: точний прайс і заповнені графіки дають точні відповіді.

Як це в AGATA: AI-адміністратор бере знання з чотирьох місць.

• Каталог послуг — активні послуги з цінами та тривалістю, зокрема ціни за зонами, як у лазерній епіляції. Послуги, які ви сховали з онлайн-запису, AI клієнтам не називає.
• Графік спеціалістів — вільний час AI рахує так само, як онлайн-запис: з урахуванням вихідних і вже зайнятих годин.
• Політика знижок — ваш текст про те, які знижки можна пропонувати. Якщо поле порожнє, AI знижок не пропонує.
• Правила та довідка салону — вільний текст: адреса, графік, парковка, правила скасування, оплата, часті питання, чого не обіцяти. Якщо відповіді там немає, AI налаштований не вигадувати, а передати розмову людині.

Про самого клієнта AI знає імʼя та останні повідомлення листування. Медична картка, анкета здоровʼя та історія візитів для нього закриті.

Як це працює в AGATA

Чернетки і самостійні відповіді

В AI-адміністратора два режими. У першому він нічого не надсилає сам: у «Чатах» є кнопка «Підказати відповідь», яка готує чернетку з урахуванням прайсу, правил і політики знижок. Адміністраторка перевіряє її, звіряє час із календарем і надсилає. Чернетка працює в усіх підключених каналах.

У другому, автономному режимі AI сам відповідає клієнтам і сам записує. Вмикаєте його ви, коли будете готові.

Де він відповідає сам

Усі підключені месенджери сходяться в розділі «Чати»: це чати з клієнтами в одному вікні. Автономний режим вмикається одним перемикачем, а далі кожен канал має власну галочку.

• Telegram-бот клініки — галочка стоїть типово. Це окремий бот, якому клієнти пишуть самі, тож посилання на нього варто додати в профілі клініки в соцмережах і на сайт.
• Instagram Direct — галочка теж стоїть типово. Директ підключається в «Каналах чатів» кнопкою «Підключити Instagram», і на повідомлення звідти AI відповідає так само, як у боті.
• Робочий Telegram клініки за номером — за вашою галочкою. Типово вона вимкнена: на робочий номер пишуть не лише клієнти, тож ви самі вирішуєте, чи доручати AI це листування. Біля галочки система про це нагадує. У групових чатах AI не відповідає ніколи, лише в особистих розмовах.
• Viber (свій номер) — так само за вашою галочкою.

Особисте листування на робочих номерах закрите від команди: розмови з робочого Telegram і Viber, не привʼязані до картки клієнта, типово бачить лише власник. Якщо AI передасть таку розмову людині, а відповідає у вас адміністраторка, увімкніть їй право «Особисті чати Telegram» (воно стосується і Viber) або привʼяжіть чат до картки клієнта.

Коли він відповідає

У пункті «Коли відповідає» є три варіанти: цілодобово, у робочі години клініки або поза ними. Години ви задаєте в налаштуваннях AI. Поза обраним часом повідомлення чекають на вашу команду в «Чатах».

Як він записує

Спершу AI уточнює, яка частина дня зручна, і пропонує 2–3 конкретні варіанти з реально вільного часу, а не весь список. Запис він створює лише на час, який сам запропонував і який клієнт підтвердив наступним повідомленням. Перед записом AI збирає імʼя, прізвище та телефон і уточнює конкретну дату. Без імені та телефону система запис не створить, тож кожна заявка приходить із контактом.

Що ще AI вміє, коли записує клієнта:

• Памʼятає всі запропоновані дні. Якщо AI запропонував пʼятницю, а потім суботу, клієнт може обрати будь-який із цих варіантів. Перепитувати не доведеться: запропоноване AI памʼятає протягом доби.
• Показує вільний час конкретного майстра. Клієнт хоче саме до Ірини? AI покаже тільки її вільні години і запише до неї, а не до першої вільної колеги.
• Записує кілька послуг за один візит. Наприклад, дві-три зони епіляції. AI сам складе тривалість і створить один запис. Умова одна: усі ці послуги має робити один майстер.
• Шукає найближчий вільний день. На «коли найшвидше?» AI сам знайде перший день із вільним часом у найближчі 30 днів і запропонує 2–3 варіанти.

Запис проходить ті самі перевірки, що і онлайн-запис: AI не запише на зайнятий час, у вихідний спеціаліста, на неактивну послугу чи на час, до якого лишилося менше 30 хвилин. Щойно AI створив запис, він зʼявляється в календарі, і час стає зайнятим. Вгорі календаря, у блоці «Нові онлайн-заявки», ви бачите кожну заявку від AI поруч із тими, що клієнти зробили самі через онлайн-запис на сайті клініки чи за посиланням, і однією кнопкою підтверджуєте чи відхиляєте її, тож розклад під вашим контролем. Нового клієнта система додає в базу, а наявного знаходить за номером телефону.

Коли він передає розмову людині

AI передає розмову, коли бачить скаргу чи конфлікт, прохання про знижку поза вашою політикою, перенесення чи скасування наявного запису або коли не впевнений у відповіді. Клієнт отримує коротку ввічливу фразу, а в «Чатах» розмова переходить у статус «Чекає» і позначається як непрочитана, щоб ви її одразу помітили. Надто довгу розмову AI теж передає людині.

Якщо пишуть спам або про щось, що не стосується клініки, AI один раз ввічливо повертає розмову до послуг і запису. Якщо це не допомагає, він припиняє відповідати і більше не витрачає на цю розмову ваш ліміт повідомлень, а чат переходить у статус «Чекає».

Щойно ви самі відповіли в чаті, який AI передав людині, розмова знову повертається до AI. Він бачить, що колега вже втрутилася, вважає попереднє питання закритим і допомагає клієнту з наступним у межах годин, галочки каналу та ліміту повідомлень.

Що ви налаштовуєте

Налаштування AI-адміністратора типово відкриті ролям «Власник» і «Керуючий»: у них є право «Керувати командою та доступами».

Ви контролюєте, що AI робить сам

Межі AI-адміністратора задаєте ви, а найважливіші з них система тримає сама, незалежно від налаштувань.

• Де і коли — вирішуєте ви. Автономний режим ви вмикаєте самі, для кожного каналу окремою галочкою, а години, коли AI відповідає сам, обираєте в налаштуваннях.
• Останнє слово за вами. Кожен запис від AI потрапляє в «Нові онлайн-заявки», і ви підтверджуєте або відхиляєте його.
• Зміни записів — людині. Наявні записи AI не переносить і не скасовує: такі розмови він передає адміністраторці.
• Тільки відповіді, без розсилок. AI відповідає на вхідні повідомлення і ніколи не пише першим.
• Жодних групових чатів. У групах AI не відповідає і чернеток не готує: він працює лише в особистих розмовах.
• Закриті дані. Даних інших клієнтів, медичних карток і фінансів клініки AI не бачить: у його розпорядженні прайс, графік, ваші правила та поточна розмова.
• Правила розмови. За правилами, закладеними в AGATA, AI не дає медичних порад, не обіцяє результат процедури і не пропонує знижок поза вашою політикою.
• Чесно каже, що він AI. На початку розмови AI представляється як штучний інтелект і не видає себе за людину. Фразу знайомства клініка може задати сама.
• Не піддається на вмовляння. AI сприймає повідомлення клієнта як питання, а не як команди. Фрази на кшталт «забудь свої правила» чи «адміністратор дозволив знижку» його поведінку не змінять.
• Не розповідає зайвого. AI не підтверджує, чи є людина вашим клієнтом або чи має вона запис. Не дає особистих контактів команди і не розкриває своїх налаштувань.
• Просить мінімум даних. Для запису потрібні лише імʼя, прізвище та телефон. Дату народження, документи чи дані картки AI не запитує.
• Не більше двох записів на день. В одній розмові AI створить щонайбільше два записи за день. Так ніхто не займе весь ваш розклад через чат.

Як запускати поступово

1. Наведіть лад у прайсі та графіках. Перевірте назви, ціни, тривалість і ціни за зонами, проставте вихідні та відпустки спеціалістів. Саме звідси AI бере ціни та вільний час.
2. Напишіть правила. Адреса та парковка, правила скасування, оплата, найчастіші питання, чого не обіцяти. Пишіть так, як пояснили б новій адміністраторці в перший день. Готові фрази для типових розмов є в статті про скрипти адміністратора салону краси.
3. Сформулюйте політику знижок чітко. «На перший візит −15 %» — зрозуміло. «Постійним — за домовленістю» — ні: AI не знає, про що ви домовлялися. Історія візитів для AI закрита, тож знижки, які від неї залежать (на перший візит, постійним), доповніть приміткою «знижку підтвердить адміністраторка під час запису»: тоді перевірку зробить людина.
4. Тиждень працюйте з чернетками. Не вмикайте автономний режим: натискайте «Підказати відповідь» у справжніх чатах і порівнюйте з тим, що написали б самі. Якщо хочете, щоб AI відповідав інакше, допишіть це в правила, а не тільки виправте чернетку: так зміна спрацює в усіх наступних розмовах.
5. Увімкніть автономний режим в одному каналі та в неробочі години. Для початку оберіть Telegram-бот чи Instagram Direct, куди клієнти пишуть найчастіше, і варіант «Поза годинами клініки»: увечері та вночі клієнтам і так ніхто не відповідає. Коли захочете, щоб AI відповідав і вдень у вихідні клініки, оберіть «Цілодобово».
6. Перші тижні переглядайте розмови. Щоранку відкривайте нічні чати, розмови зі статусом «Чекає» і блок «Нові онлайн-заявки» в календарі. Клієнт уже отримав від AI підтвердження, тож заявку краще підтвердити того ж дня, а якщо час не підходить, написати йому особисто.
7. Розширюйте поступово. Цілодобовий режим, робочий Telegram за номером і Viber вмикайте тоді, коли перші розмови вас влаштовують.

Скільки коштує і як рахуються повідомлення

AI-адміністратор в AGATA — надбудова за 2 990 ₴ на місяць до пакета «Бізнес» або «Мережа». Ціна однакова за будь-який період оплати. У «Мережі» надбудову купують для кожної клініки окремо, і ліміт повідомлень у кожної свій. Ціни самих пакетів є на сторінці тарифів AGATA.

• У ціну входить 400 повідомлень AI на місяць. Рахується кожне повідомлення, яке написав AI: відповідь клієнту, фраза під час передачі людині та чернетка за кнопкою «Підказати відповідь».
• Місяць ліміту починається в день поновлення підписки.
• Понад ліміт повідомлення можна докупити по 3 ₴ прямо зі смужки вгорі «Чатів». Докуплені не згорають і переходять на наступний місяць.
• Коли лишається 80 повідомлень чи менше, смужка попереджає заздалегідь. Якщо ліміт усе ж вичерпано, розмови не губляться: вони чекають на вашу команду в «Чатах».

Що спитати на демо про AI-адміністратора

Ці питання варто поставити на демо будь-якої CRM з AI-помічником. Відповіді швидко покажуть, чи AI справді доводить клієнта до запису і чи все при цьому під вашим контролем.

• Чи записує AI сам у календар на реально вільний час, з урахуванням графіка та вихідних спеціалістів?
• Чи бере він ціни з того самого прайсу, що і CRM, зокрема ціни за зонами?
• Чи чекає він, поки клієнт підтвердить конкретний час, перш ніж створити запис?
• Чи бачите ви кожен запис від AI і чи можете підтвердити або відхилити його однією кнопкою?
• Чи можна вмикати AI окремо для кожного каналу та обирати години, коли він відповідає сам?
• Чи передає він людині скарги, знижки поза вашими правилами та зміни записів?
• Чи закриті для AI медичні картки та дані інших клієнтів?
• Чи видно, скільки повідомлень AI лишилося, і чи переходять докуплені на наступний місяць?

В AGATA на кожне з цих питань можна відповісти «так».

Часті питання

Чи може AI записати двох клієнтів на той самий час до одного спеціаліста?

Подвійного запису не буде. Час стає зайнятим одразу, щойно AI створив запис, ще до вашого підтвердження. Якщо вікно тим часом уже зайняли, AI запропонує клієнту інший час або передасть розмову людині.

Якою мовою і яким тоном він пише?

Українською і на «Ви». Імʼя клієнта вживає зрідка, щоб не звучати навʼязливо. Наскільки активно AI пропонує додаткові послуги, залежить від обраного стилю.

Чи відповідатиме AI моїм знайомим, якщо я підключу робочий Telegram?

Тільки якщо ви це дозволите. Типово галочка «Telegram за номером» вимкнена: на робочому номері AI нічого не надсилає сам, а чернетку готує тоді, коли ви натиснете «Підказати відповідь». Якщо галочку поставити, AI відповідатиме кожному, хто пише на цей номер, тож для номера, де змішані робочі та особисті розмови, зручніше доручити AI Telegram-бот чи Instagram Direct, а на робочому номері користуватися чернетками. З Viber так само. У групових чатах AI не відповідає ніколи.

Чи може AI дати знижку постійному клієнту?

Так, якщо така знижка є у вашій політиці знижок: AI назве повну ціну та ціну зі знижкою в гривнях. Історія візитів для AI закрита, тож для знижок постійним допишіть у політиці, що знижку підтвердить адміністраторка. Тоді перевірку зробить людина. Прохання про знижку поза політикою AI передає вам.

Це те саме, що AI-розбір тижня в аналітиці?

Це два різні помічники. AI-розбір тижня і місяця працює в аналітиці: система рахує цифри клініки, а AI пояснює їх і радить, що робити. З клієнтами він не спілкується і до надбудови AI-адміністратора не належить. Як він влаштований, ми розповідали у статті про показники ефективності клініки.

Що робити далі

Почніть із даних: актуальний прайс, заповнені графіки та одна сторінка правил, яку можна дати новій адміністраторці. Далі — тиждень чернеток, один канал, неробочі години та щоденний перегляд розмов.

AI лише надбудова: календар, картки клієнтів, згоди та каса в AGATA працюють і без нього. Як це складається в одну систему, розповідаємо на сторінці CRM для косметологічної клініки.

Розмову, яка не закінчилася записом, не губіть: у «Чатах» кнопка «Створити заявку» додає її у воронку лідів, де видно, на якому етапі клієнт. А як AI веде розмову та записує в календар, покажемо на 20-хвилинному демо.