Як перейти в нову CRM без простою: чекліст переїзду для клініки

Щоб перейти з однієї CRM на іншу без простою, оберіть дату переходу та переносьте дані в неробочий час. Заздалегідь перевірте вивантаження зі старої системи тестовим імпортом і навчіть адміністратора на пробних записах, а ввечері перед днем переходу зробіть останнє вивантаження. Наступного ранку команда працює вже в новій системі, а перші два тижні ви звіряєте розклад, абонементи та депозити клієнтів.

Під час переїзду найбільше бояться, що щось загубиться: запис на завтра, залишок абонемента, гроші на депозиті клієнта. Тому перенесення бази клієнтів у нову CRM варто планувати як невеликий проєкт: з датою, відповідальною людиною і списком перевірок.

Нижче ви знайдете чекліст переїзду, який підходить для будь-якої системи, типові помилки і те, як влаштоване перенесення бази в AGATA.

План переїзду в пʼять етапів

Що вивантажити зі старої системи

Майже будь-яка CRM уміє вивантажувати дані в Excel або CSV. Кнопку «Експорт» зазвичай шукають у розділі з клієнтами, у звітах або в налаштуваннях. Вивантажуйте кожен тип даних окремим файлом і зберігайте оригінали: за ними зручно звіряти результат.

Медичну документацію (анкети, підписані згоди, фото до і після) збережіть окремим архівом старої системи в тому вигляді, у якому її створили: це документи з датою та підписом. У пакетах «Бізнес» і «Мережа» нові медкартки та згоди ви ведете в AGATA з першого дня: анамнез, попередження перед записом, фото до і після, підпис згоди на місці або кодом із SMS.

Як перевірити базу перед імпортом

• Телефон — в окремій колонці, один номер у клітинці. За телефоном нова система знаходить клієнта, привʼязує до нього візити, абонементи та депозити і відсіює дублікати.
• Перший рядок — заголовки колонок. Приберіть порожні рядки, підсумки внизу таблиці та обʼєднані клітинки.
• Дати в одному форматі: день.місяць.рік або рік-місяць-день.
• Одна людина — один рядок. Дублікати з тим самим номером система має відсіяти сама, а от клієнта, записаного двічі з різними номерами, перевірте вручну.
• Приберіть зайве. Тестові записи, послуги, яких давно немає в прайсі, товари, які ви більше не закуповуєте. Переїзд дає добру нагоду почистити базу.
• Запишіть контрольні цифри. Скільки клієнтів, скільки майбутніх записів, скільки активних абонементів і яка загальна сума депозитів. Після імпорту ці цифри мають зійтися.
• Зробіть тестовий імпорт. Візьміть 20–30 рядків і відкрийте кілька карток: чи на місці імʼя, телефон, дата народження, нотатки.

Як це в AGATA: імпорт приймає файли Excel і CSV, зокрема старі .xls і CSV у кодуванні Windows-1251, і сам зіставляє колонки файлу з полями картки. Ще до запису в базу ви бачите перші рядки так, як вони ляжуть у картки, і можете поправити зіставлення. Якщо імʼя та прізвище в одній колонці, їх можна розділити однією галочкою. Телефони система зводить до формату +380 і пропускає дублікати за номером. Номер, який не вдалося розпізнати, не губиться: він переходить у нотатки картки.

Після імпорту видно, скільки клієнтів додано, скільки дублікатів пропущено і які рядки варто поправити. Якщо тестовий файл виявився не тим, імпортованих клієнтів, у яких ще немає жодного візиту, можна прибрати однією кнопкою та завантажити файл наново. Поширений формат вивантаження клієнтів імпорт розпізнає сам: статуси та групи стають тегами, а інші відомості — додатковими полями картки. Телефони та email шифруються ключем вашої клініки ще під час імпорту. Докладніше розповідаємо на сторінці про захист даних клієнтів.

У якому порядку переносити дані

Порядок важливий: візити привʼязуються до клієнтів, записи — до клієнтів, послуг і спеціалістів, абонементи — до послуг. Якщо почати з історії візитів, частина візитів не знайде своїх клієнтів, і переносити доведеться вдруге.

В AGATA вбудований імпорт має 12 кроків, і їхній порядок розписаний просто на екрані імпорту. Кожен крок можна запустити повторно, і дублів не буде.

1. Клієнти — з них починається все.
2. Каталог послуг — категорії та послуги з цінами і тривалістю одним файлом, категорії створюються самі.
3. Майстри — зі стовпця «Спеціаліст» у файлі візитів, окремий файл не потрібен.
4. Історія візитів — дата, послуги, спеціаліст, сума та статус. Минулі візити видно в картці клієнта, а в календарі вони показані сірими картками для перегляду.
5. Зіставлення архіву — процедури та спеціалістів з історії ви зіставляєте з каталогом і командою, і вкладки «Послуги» та «Спеціалісти» в аналітиці враховують історію. У «Бізнесі» та «Мережі» її бачать також Retention і RFM.
6. Майбутні записи — лягають у календар з клієнтом, послугою та спеціалістом.
7. Лист очікування — з того самого файлу записів, в окрему вкладку календаря.
8. Абонементи — із залишком процедур; кожен тип абонемента ви зіставляєте з послугою.
9. Депозити — доступний баланс зараховується на рахунок клієнта.
10. Сертифікати — непогашені подарункові сертифікати отримують код AGATA, а старий номер зберігається: погасити можна за будь-яким із них.
11. Склад — товари з цінами та залишками, окремо для кожного складу.
12. Фінанси — історія операцій для P&L і дата переходу.

Клієнтів, послуги, склад, сертифікати та депозити ви переносите з власної таблиці Excel чи CSV. Історію візитів, майбутні записи, абонементи та фінанси переносите з вивантажень поширених CRM, а інший формат перенесемо ми.

Абонементи, депозити та сертифікати переносяться без нового доходу: гроші за них клініка вже отримала, тож каса не подвоюється. Фінансова історія лягає в архів: P&L до дати переходу рахується з імпортованих операцій, а від неї — з поточних.

Коли перемикатися, щоб не було простою

Головне правило: остаточний переїзд робіть у неробочий час, коли на рецепції немає клієнтів.

1. Оберіть дату переходу. Зручно, коли це початок тижня або місяця: так простіше звести фінанси. Домовтеся з командою, що від цього дня нові записи ведете вже в новій системі.
2. Заздалегідь налаштуйте те, що не змінюється щодня: послуги та ціни, команду з графіками, каси та склади.
3. Увечері перед днем переходу, коли клініка зачинена, зробіть останнє вивантаження та імпортуйте дані в тому самому порядку.
4. Звірте контрольні цифри: кількість клієнтів, записи на завтра та на тиждень, суму депозитів, кількість активних абонементів.
5. Зранку адміністратор відкриває новий календар і бачить свій розклад.
6. Замініть посилання на онлайн-запис у профілях соцмереж, у профілі клініки в Google Картах і на сайті.

Останнє вивантаження зі старої системи збережіть окремою папкою: за ним легко звірити давній запис чи оплату, якщо клієнт про них спитає.

В AGATA так: перші 14 днів безкоштовні та без картки. За цей час зручно налаштувати послуги та команду, зробити тестовий імпорт і потренуватися. Записи з сайту клініки теж переїжджають. У налаштуваннях онлайн-запису є готовий код віджета: кнопка «Записатись» поверх сайту або форма прямо на сторінці. Поруч є підказки, куди вставити код у WordPress, Wix чи Weblium, а покроково це описано в статті про те, як додати онлайн-запис на сайт клініки. Ставите його замість коду старої програми, і записи з сайту приходять одразу в календар, у блок «Нові онлайн-заявки», де адміністратор підтверджує кожну. Докладніше дивіться на сторінці про онлайн-запис.

Як навчити адміністратора

Найбільше в новій системі працює рецепція, і від впевненості адміністратора залежить, як мине перший тиждень. Навчайте сценаріїв робочого дня на пробних записах, ще до переходу:

• знайти клієнта за телефоном і відкрити його картку;
• записати клієнта, перенести та скасувати запис;
• підтвердити або відхилити онлайн-заявку;
• перетворити розмову в чаті на заявку у воронці лідів, якщо клієнт ще не готовий записатися;
• прийняти оплату візиту, зокрема з абонемента чи депозиту;
• продати абонемент або сертифікат;
• додати клієнта в лист очікування, коли вільного часу немає;
• звести касу дня наприкінці зміни.

Хай адміністратор пройде кожен сценарій сам, а не просто подивиться. Спеціалістам вистачить коротшого списку: свій розклад, картка клієнта, завершення візиту.

Як допомагає AGATA: кожному в команді ви даєте роль. У системі 9 готових ролей, серед них «Адміністратор», «Спеціаліст», «Косметолог» і «Бухгалтер», а за потреби права можна змінити окремій людині. У кабінеті є довідка: понад 100 покрокових статей із пошуком. А налаштувати систему та навчити команду допоможемо ми: підключення з перенесенням даних, налаштуванням і навчанням безкоштовне в будь-якому тарифі.

Перші два тижні: що перевіряти

Щодня в перший тиждень

• зранку звіряйте розклад на день з останнім вивантаженням старої системи;
• коли приходить клієнт з абонементом, депозитом чи сертифікатом, перевірте залишок у картці до оплати;
• переглядайте онлайн-заявки кілька разів на день, поки команда звикає;
• збирайте питання команди в один список і розбирайте наприкінці дня.

Наприкінці першого тижня

• звірте касу з готівкою і банківською випискою;
• звірте залишки ключових препаратів із полицею;
• перевірте, що всі посилання на запис ведуть у нову систему.

Наприкінці другого тижня

• порівняйте звіти за два тижні з тим, що бачите на рецепції: виручку, кількість візитів, нових клієнтів;
• закрийте команді доступ до старої системи, щоб ніхто не записував туди за звичкою;
• запишіть у внутрішні правила, як тепер ведете запис, оплату та склад.

Типові помилки під час переїзду

• Переносити дані посеред робочого дня. Поки йде імпорт, у старій системі зʼявляються нові записи, і вони губляться між двома базами.
• Забути про гроші клієнтів. Залишки абонементів, депозити та непогашені сертифікати — це вже оплачені послуги. Якщо їх не перенести, клієнт приходить, а в картці порожньо.
• Імпортувати візити раніше за клієнтів. Історія не привʼязується до карток, і її доводиться переносити вдруге.
• Вести дві системи паралельно довше, ніж треба. Уже за кілька днів бази розходяться, і незрозуміло, де правда.
• Забути навчити спеціалістів. Адміністратор уже впевнено працює в новій системі, а спеціаліст не знає, де його розклад і як завершити візит.
• Забути про посилання на запис. Стара кнопка на сайті чи в профілі соцмережі далі збирає заявки туди, куди вже ніхто не дивиться.
• Подвоїти фінанси. Якщо внести минулі операції як звичайні, звіт за місяць переходу покаже виручку двічі. Фінансова історія має лягти окремим архівом із датою переходу.

Що спитати на демо будь-якої CRM про переїзд

Ці питання варто поставити ще до вибору системи: відповіді покажуть, скільки ручної роботи чекає на вас під час переїзду.

• Чи переносить імпорт, крім клієнтів, історію візитів, майбутні записи, абонементи із залишками, депозити та сертифікати?
• Чи показує система, як розпізнала колонки, ще до того, як дані потраплять у базу?
• Чи можна запустити той самий файл повторно, не наробивши дублікатів?
• Чи зводить імпорт телефони до одного формату та відсіює дублікати за номером?
• Чи переносяться абонементи та депозити без нового доходу, щоб каса не подвоїлась?
• Чи рахує P&L за минулі місяці з імпортованої історії, а за нові — з поточних даних?
• Чи візьме на себе перенесення, налаштування та навчання команда самої CRM без доплати?

В AGATA на кожне з цих питань відповідь — «так». Більше питань для вибору системи знайдете в чеклісті, як обрати CRM для косметологічної клініки.

Часті питання

Скільки коштує перенесення бази в AGATA?

Нічого. Вбудований імпорт є в кожному тарифі, а перенесення, налаштування та навчання команди можна доручити нам. Підключення теж безкоштовне. Ціни самих пакетів наведено на сторінці тарифів AGATA.

Скільки триває переїзд?

Підготовка займає кілька днів: завести послуги та команду, зробити тестовий імпорт, потренуватися. Остаточне перенесення плануйте на вечір після закриття клініки, щоб наступного ранку команда вже працювала в новій системі. Таблицю з активними клієнтами імпорт переносить за хвилини.

Чи можна попрацювати у двох системах паралельно?

Для знайомства можна: перші 14 днів AGATA безкоштовна та без картки, і за цей час зручно все налаштувати та потренуватися на пробних записах. А робочі записи від дня переходу ведіть лише в новій системі, щоб бази не розійшлися.

У старій системі незвичний формат вивантаження. Що робити?

Клієнтів, послуги, склад, сертифікати та депозити AGATA бере з будь-якої таблиці Excel чи CSV: імпорт сам знаходить потрібні колонки, а для клієнтів, послуг і складу зіставлення можна поправити на екрані. Історію візитів, майбутні записи, абонементи та фінанси імпорт розпізнає у вивантаженнях поширених CRM, а інший формат перенесемо ми під час підключення.

Ми ведемо базу в Excel або в паперовому журналі. Чекліст підходить?

Так, і переїзд буде ще простішим. Почніть з активних клієнтів, тобто тих, хто приходив за останній рік. Занесіть у таблицю імʼя, прізвище та телефон, а за бажанням також дату народження та нотатки. Таку таблицю імпорт переносить за хвилини, а решту клієнтів додаєте, коли людина приходить на візит.

Що робити далі

Оберіть дату переходу, вивантажте тестові файли та пройдіть перевірку бази за чеклістом. Далі будуть налаштування, навчання на пробних записах, вечір переїзду та два тижні уважних звірок.

Як AGATA працює після переїзду (від запису і медкарток до каси та складу), розповідаємо на сторінці CRM для косметологічної клініки. Якщо клінік у вас кілька, переїжджайте по черзі: каталог послуг, товарів і техкарти в наступну клініку копіюються з уже налаштованої. Деталі є на сторінці CRM для мережі клінік. А сам імпорт покажемо на 20-хвилинному демо.