ПРРО для косметологічної клініки: чеки на візити, товари та абонементи

ПРРО — це програмна каса: чек формується в застосунку та передається в податкову, а клієнт може перевірити його за QR-кодом. Станом на вересень 2026 року косметологу-ФОП другої чи третьої групи, який бере оплату готівкою або карткою, здебільшого потрібна каса: від неї звільнена перша група, а чек не потрібен, коли за послугу платять виключно переказом через банк. Деталі та посилання на закони дивіться нижче.

Для клініки важливий насамперед порядок довкола ПРРО: чек має пробиватися на кожну оплату, де він потрібен, і ніколи двічі. Найпростіше цього досягти, коли чек виходить із тієї самої програми, у якій ви приймаєте оплату. Нижче розберемо, хто зобовʼязаний пробивати чеки, що обрати, касовий апарат чи ПРРО, що погодити з бухгалтером і як це влаштовано в AGATA. Якщо вам одразу потрібен інструмент, подивіться, як працюють каса дня та фіскальні чеки в AGATA.

Що таке ПРРО простими словами

Програмний реєстратор розрахункових операцій — це програмна альтернатива касовому апарату. Замість окремого пристрою з чековою стрічкою працює програма, зареєстрована на фіскальному сервері податкової. Кожен чек передається в ДПС через інтернет, а клієнт отримує його на папері або електронно.

Кілька понять, з якими ви стикатиметеся щодня:

• Зміна — робочий період каси. Її відкривають перед першим чеком і закривають наприкінці дня.
• Z-звіт — підсумковий документ, яким закривається зміна. Зміну закривають щодня: довше доби вона тривати не може.
• Касир — людина, від імені якої відкривається зміна та пробиваються чеки. У Checkbox, наприклад, касир має окремий логін і пароль.
• Фіскальний чек — документ для клієнта та податкової. Запис про оплату в CRM чи внутрішня квитанція його не замінюють.

Чи потрібен ПРРО косметологу-ФОП

Нижче наводимо, що кажуть закони станом на вересень 2026 року; це орієнтир, а не податкова консультація, тож свою ситуацію уточніть у бухгалтера.

• Загальне правило. За статтею 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» той, хто приймає за послуги готівку чи оплату карткою, проводить розрахунок через касовий апарат (РРО) або ПРРО і видає клієнту чек на повну суму — паперовий або електронний.
• Перша група єдиного податку РРО і ПРРО не застосовує: так прямо сказано в пункті 296.10 статті 296 Податкового кодексу України. Але перша група — це ФОП без найманих працівників, які торгують на ринках або надають побутові послуги населенню, з доходом до 167 мінімальних зарплат на рік (підпункт 1 пункту 291.4). Перелік побутових послуг наведено в пункті 291.7: там є «послуги перукарень», а косметологічних послуг окремим пунктом немає. Позицію податкової щодо косметології та межі інших груп ми розібрали в статті про те, яку групу ФОП обрати косметологу. Чи можете ви працювати на першій групі, вирішуйте разом із бухгалтером.
• Друга та третя група з 1 січня 2022 року застосовують РРО або ПРРО на загальних підставах. Звільнення для них за обсягом доходу було тимчасовим і діяло лише до цієї дати (пункт 61 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу).
• Оплата переказом. Касу не застосовують, коли за послуги розраховуються виключно через банківські системи дистанційного обслуговування або сервіси переказу коштів (пункт 14 статті 9 Закону). Переказ із банківського застосунку клієнта на ваш рахунок і оплата карткою через термінал — різні ситуації: на оплату терміналом чек потрібен. Змішані випадки, коли частину сплатили готівкою, а частину переказом, обговоріть із бухгалтером.

Касовий апарат чи ПРРО для салону краси

Закон дозволяє обидва варіанти. Касовий апарат — окремий пристрій: його реєструють, опломбовують і переводять у фіскальний режим. ПРРО — програма на компʼютері, планшеті чи телефоні, яку реєструє фіскальний сервер податкової.

Для салону чи кабінету, де записи та оплати вже ведуть у програмі, ПРРО зазвичай зручніший:

• не потрібен окремий пристрій на рецепції, а чек можна сформувати в тій самій програмі, де прийняли оплату;
• електронний чек за статтею 3 Закону можна показати клієнту QR-кодом на екрані або надіслати на телефон чи пошту, які він назвав, тож чековий принтер не обовʼязковий;
• хмарний ПРРО передає чеки через інтернет. Якщо каса не відповіла, оплата в AGATA однаково збережеться, а чек на візит можна пробити пізніше однією кнопкою.

Якщо чек має виходити з тієї самої програми, де ви приймаєте оплату, обирайте хмарний ПРРО. AGATA працює з Checkbox і Вчасно.Касою: чек на оплату візиту пробивається сам, щойно адміністраторка провела оплату, і суми не треба переносити в застосунок каси вручну. Порівнюючи варіанти, дивіться і на ціну каси, і на те, скільки ручної роботи лишиться адміністраторам. Про інші задачі салону (запис, склад, зарплати майстрів) ідеться на сторінці CRM для салону краси.

Де в клініці губляться чеки

Чеки рідко пропускають навмисно. Зазвичай це розрив між двома програмами: оплату записали в CRM, а чек треба окремо пробити в застосунку каси. Типові ситуації:

• Після процедури клієнт купує крем. Чек на візит уже пробили, про товар забули.
• Абонемент на курс продали і пробили чек на всю суму. На третій процедурі адміністраторка за звичкою пробиває чек ще раз, і в податковій зʼявляється дохід, якого не було.
• Частину клієнт заплатив готівкою, частину карткою, а в чеку стоїть один спосіб оплати.
• Увечері ніхто не закрив зміну. Зранку перший чек не проходить, а на рецепції вже черга.
• У чек потрапляє внутрішня назва на кшталт «Ендосфера S живіт + боки». Вам вона зрозуміла, але для податкового документа не надто придатна.

Більшість цих ситуацій зникає, коли чек формується з тих самих даних, що і оплата. Тому, обираючи CRM, спитайте на демо про три речі. Чи пробиває вона чек через ПРРО сама, щойно прийнято оплату, разом із товарами, які клієнт купив у візиті? Чи захищена від подвійного чека, якщо кнопку натиснули двічі? І чи видно в касі дня, на який запис чека немає? В AGATA відповідь на всі три питання — так, і нижче показуємо, як це влаштовано.

Ширше про те, як звести гроші клініки в одну картину (каса дня, витрати, зарплати, прибуток), ми писали в статті про фінанси косметологічної клініки.

Що вирішити з бухгалтером до підключення

1. Які оплати фіскалізувати. Готівка, картка через термінал і переказ на рахунок для каси та податкової — різні речі. Визначте, на що саме ви пробиваєте чек.
2. Назви для чека. ФОП на єдиному податку, не зареєстровані платниками ПДВ, за статтею 3 Закону можуть писати в чеку назву послуги так, щоб вона відображала її споживчі ознаки. Погодьте узагальнені назви, а в прайсі залиште такі, як зручно адміністраторам.
3. Абонементи та сертифікати. Коли пробивати чек: під час продажу чи під час процедури. Погодьте це заздалегідь. З Checkbox AGATA пробиває чек на абонемент і сертифікат у момент продажу, коли клієнт платить, а процедури з абонемента вдруге в чек не йдуть.
4. Хто касир. Від чийого імені відкривається зміна і хто відповідає за її закриття.
5. Повернення. Як оформлюєте повернення грошей за товар і хто пробиває чек повернення.

Як це в AGATA: чек пробивається сам після оплати

Фіскальні каси в AGATA налаштовуються в розділі «Каси / РРО», який є і в «Налаштуваннях», і у «Фінансах». AGATA працює з двома хмарними ПРРО: Checkbox і Вчасно.Каса. Для Checkbox ви вносите ліцензійний ключ каси, логін і пароль касира, для Вчасно.Каси — API-токен і фіскальний номер каси. Далі натискаєте «Перевірити підключення», і чеки пробиваються самі (як AGATA відкриває та закриває зміну в Checkbox, розповідаємо нижче). Доступи до каси зберігаються зашифровано. Каса з ПРРО входить уже в пакет «Старт», тобто є в усіх пакетах.

На що пробивається чек у Checkbox:

• Візит. Чек пробивається одразу після оплати у вікні візиту. Товари та абонементи, додані у візит, ідуть у той самий чек.
• Окремий продаж. Товар, абонемент чи подарунковий сертифікат, проданий поза візитом (з картки клієнта чи у швидкому продажу), отримує власний чек. Так само власний чек отримують товар чи абонемент, які додали до візиту вже після того, як чек візиту пробито.
• Роздільна оплата. Якщо фіскалізуються обидва способи, готівка та картка в одному візиті йдуть в один чек із двома способами оплати.
• Знижка. Якщо на послугу дали знижку, у чеку видно прайсову ціну та окремо суму знижки.

Процедура з абонемента в чек візиту не йде: чек пробили, коли абонемент продавали. Так само з подарунковим сертифікатом. У чек візиту потрапляють рівно ті гроші, які клієнт заплатив під час цього візиту.

Що саме фіскалізувати. У налаштуваннях каси два перемикачі: «Готівка» і «Картка (еквайринг)». Для нової каси типово увімкнена картка, готівку вмикають свідомо. Якщо один із перемикачів вимкнено, програма нагадає, що готівка та картка зазвичай потребують фіскального чека, і порадить вимикати їх після консультації з бухгалтером. Коли готівка не фіскалізується, чек пробивається на суму, сплачену карткою. Оплату терміналом і переказ на рахунок AGATA розрізняє: у розділі «Налаштування → Каси та рахунки» для кожного безготівкового рахунку вкажіть тип розрахунку, термінал чи переказ (поле «Як проводити через ПРРО»). Переказ у чек не йде. Якщо тип не вказано, система спитає про це під час оплати.

Назва в чеку. Для послуг, абонементів і номіналів сертифікатів можна задати окрему назву для фіскального чека. Якщо поле порожнє, у чек піде звичайна назва.

Зміна каси та повторний чек

Для Checkbox AGATA може сама відкривати та закривати зміну:

• Автовідкриття вмикається окремою галочкою. Якщо під час оплати зміна закрита, система відкриє її від імені касира з налаштувань і одразу пробʼє чек. Для цього потрібен ліцензійний ключ каси.
• Автозакриття для нової каси увімкнене типово: о 23:30 за київським часом система закриває відкриту зміну Z-звітом. Якщо адміністратор закрив зміну сам, нічого не відбувається. Тож учорашня незакрита зміна зранку не заважає першому чеку.
• Кнопки «Відкрити зміну» і «Закрити зміну (Z-звіт)» лишаються в списку кас для ручного керування.

Якщо каса не відповіла, оплата однаково зберігається. У вікні візиту видно, що чек не пробито, причину простими словами і нагадування, що гроші вдруге приймати не потрібно. Кнопка «Пробити чек ще раз» бере суми з уже проведеної оплати послуг, а не з того, що зараз введено у вікні візиту, і не пробʼє чек повторно, якщо номер чека вже записаний у візиті. Якщо чек на цей візит уже є в кабінеті Checkbox (наприклад, його пробили там вручну), натисніть «Проведено вручну»: візит перестане показуватися як «без чека», і повтор його не задвоїть.

Для товарів, проданих у візиті, такі самі кнопки є в розділі «Продаж товару», у списку «Продано сьогодні»: біля продажу без чека — «Пробити чек» і «Проведено вручну».

Що можна зробити з чеком

Чек Checkbox відкривається просто з візиту. Його можна переглянути, роздрукувати на чековому принтері 58 мм чи на звичайному, показати клієнту QR-код (він сканує його та бачить чек у кабінеті податкової) або надіслати:

• на пошту з картки клієнта — лист надсилає сам Checkbox;
• SMS із посиланням на чек — через ваш акаунт TurboSMS чи AlphaSMS;
• картинкою в Telegram-бот чи Instagram Direct — у листування клієнта з клінікою в розділі «Чати», якщо він вже писав туди (з пакета «Бізнес»).

Коли клієнту потрібен папір, а коли достатньо електронного чека, і що ще клініка друкує щодня, ми розбирали в статті про друк у клініці: чеки, касовий звіт, цінники та сертифікати.

З якими касами працює AGATA

AGATA працює з двома хмарними ПРРО: Checkbox і Вчасно.Каса. З обома чек на оплату візиту пробивається сам, разом із товарами та абонементами, доданими у візит.

Найбільше роботи AGATA бере на себе в парі з Checkbox: окремі чеки на товари, абонементи та сертифікати, продані поза візитом, а також перегляд, друк, QR-код і надсилання чека клієнту просто з CRM. Якщо ви ще обираєте ПРРО, це варто врахувати.

Часті питання

Чи обовʼязково підключати ПРРО до CRM?

Це ваш вибір: облік оплат, каса дня та звіти в AGATA працюють і без підключеної каси. Але з підключеним ПРРО чек пробивається сам, щойно прийнято оплату, і суми не треба переносити з CRM у застосунок каси вручну.

У нас кілька кас на різних ФОП. Куди підуть чеки?

У реєстр можна внести кілька кас, а автоматичні чеки AGATA надсилає в ту, яку ви позначите «Каса за замовчуванням». Якщо у вас мережа, кожна клініка підключає свою касу у своїх налаштуваннях, і чеки філії йдуть саме в її касу.

Чи потрібен чек, якщо клієнт платить переказом на рахунок?

Закон звільняє від каси розрахунки за послуги, проведені виключно через банківські системи дистанційного обслуговування чи сервіси переказу коштів (пункт 14 статті 9, див. розділ вище). Чи підпадає під це саме ваш спосіб оплати, уточніть у бухгалтера. AGATA ці випадки розрізняє: оплата карткою через термінал іде в чек, якщо її увімкнено в налаштуваннях каси, а переказ на рахунок — ні. Тому для кожного безготівкового рахунку варто один раз вказати, термінал це чи переказ.

Що робити далі

Розумна послідовність така:

1. Погодьте з бухгалтером, чи потрібна вам каса, які оплати фіскалізувати і як називати послуги в чеку.
2. Зареєструйте ПРРО в Checkbox чи Вчасно.Касі та отримайте доступи до каси.
3. Додайте касу в AGATA та натисніть «Перевірити підключення».
4. Перший тиждень щовечора звіряйте чеки в кабінеті каси з оплатами в CRM. Так ви переконаєтеся, що перемикачі та назви в чеку налаштовано саме так, як ви домовилися з бухгалтером.

Для звірки нічого не треба вивантажувати окремо. У «Касі дня» розгорніть розділ «Записи, продажі та підсумки дня»: біля кожного завершеного запису є колонка «Чек». Де чек пробито, там стоїть його код, де ні — прочерк, тож запис, де чек мав бути, видно одразу.

Як каса повʼязана із записами, медкартками, складом і зарплатами, дивіться на сторінці CRM для косметологічної клініки. Актуальні ціни пакетів наведено на сторінці тарифів AGATA.