Техкарта процедури в косметології: приклад, собівартість і типові помилки

Техкарта косметологічної процедури — це перелік усього, що йде на одну процедуру: препарат, витратні матеріали, їхня кількість і ціна за одиницю. За нею рахують собівартість, списують матеріали зі складу та звіряють залишки. Нижче розбираємо три умовні приклади з цифрами, розрахунок собівартості та помилки, через які норма на папері розходиться з тим, що стоїть на полиці.

Ціну процедури в багатьох кабінетах ставлять «як у сусідів» або на око. Поки послуг і майстрів небагато, наслідки майже непомітні. Коли послуг стає кілька десятків, а спеціалістів більше одного, зʼявляються питання, на які без техкарти немає відповіді: скільки клініка справді заробляє на пілінгу, чому препарат закінчився на тиждень раніше, ніж мав би, і чому в двох косметологів та сама процедура забирає різну кількість матеріалу.

Техкарта відповідає на ці питання, якщо вона складена повністю і її регулярно звіряють із фактичною витратою. Далі розповідаємо, як її скласти, як за нею рахувати і як це влаштовано в AGATA.

Що таке техкарта процедури

У косметології технологічною картою називають дві різні речі. Перша — опис технології: етапи процедури, час на кожен етап, засоби та інструменти. Друга — рецептура матеріалів: що саме та в якій кількості йде на одну процедуру і скільки це коштує. Техкарти косметолога з навчальних курсів здебільшого про першу, а власниці клініки для грошей і складу потрібна друга.

Найзручніше, коли це один документ: спершу матеріали з нормою витрати та ціною, далі етапи та примітки для спеціаліста. У цій статті йдеться передусім про матеріали, бо саме від них залежать собівартість і списання.

Техкарта в такому сенсі є управлінським документом клініки. Які медичні документи має вести клініка з ліцензією на медичну практику, варто окремо обговорити з юристом.

Навіщо клініці техкарти

• Собівартість і ціна. Коли відомо, скільки матеріалів іде на процедуру, видно, що лишається після матеріалів і зарплати майстра. Іноді виявляється, що популярна процедура майже нічого не приносить.
• Списання. Матеріали списуються за нормою одразу, а не «коли буде час». Якщо норма точна, залишок у програмі збігається з тим, що стоїть на полиці.
• Залишки та закупівля. Коли відомі витрата на процедуру та кількість записів, закупівлю можна планувати заздалегідь, а не робити в останній момент.
• Однаковий результат у різних майстрів. Техкарта задає, які препарати та скільки використовують. Новий спеціаліст працює за тими самими правилами, а розбіжність між нормою і фактом видно одразу.
• Зарплата. Якщо майстер отримує відсоток від прибутку процедури, тобто від ціни мінус матеріали, без техкарти цю базу немає з чого порахувати.

Як повʼязати техкарти з касою, зарплатами і звітом про прибутки та збитки, ми розбирали в статті про фінанси косметологічної клініки.

Що має бути в техкарті

1. Назва послуги — така сама, як у прайсі, і одиниця, за яку її продають: процедура, зона, 1 мл, одиниця препарату.
2. Усі матеріали, а не лише основний препарат: шприци, голки чи канюлі, рукавички, серветки, одноразові простирадла, засоби для підготовки шкіри та догляду після процедури.
3. Одиниця обліку кожного матеріалу — мл, г, одиниця, штука. Та сама, у якій його ведуть на складі.
4. Норма витрати на одну процедуру в цій одиниці.
5. Як витрачається матеріал: на кожну процедуру чи один на весь візит. Якщо клієнт за візит отримує дві процедури, препарат іде на кожну, а рукавички та простирадло — одні на обидві.
6. Ціна за одиницю — закупівельна, перерахована з упаковки в одиницю обліку.
7. Сума кожного рядка та підсумок — собівартість матеріалів процедури.
8. Примітки: коли норма може змінюватися (наприклад, дозу визначає лікар), етапи, час, дата останнього перегляду.

Приклад техкарти для трьох процедур

Цифри нижче умовні та показують хід розрахунку, а не медичну рекомендацію: ціни залежать від вашого постачальника, а дози та норму для своєї клініки визначає лікар за протоколом виробника препарату.

Ціну за одиницю рахують з упаковки: ціну упаковки ділять на кількість одиниць у ній. Флакон на 100 одиниць за 6 500 ₴ — це 65 ₴ за одиницю. Флакон пілінгу на 30 мл за 1 800 ₴ — 60 ₴ за мл.

Ботулінотерапія, 20 одиниць (умовно)

Контурна пластика, 1 мл філера (умовно)

Хімічний пілінг обличчя (умовно)

Зверніть увагу на пілінг: сам препарат коштує лише 120 ₴ із 209,50. Решту, майже 90 ₴, становлять засоби для підготовки і догляду та витратні матеріали, про які забувають найчастіше. У філера навпаки: майже вся собівартість припадає на шприц, тож помилка в ціні препарату важить більше, ніж усі рукавички разом.

Як порахувати собівартість процедури

Техкарта дає першу складову — матеріали: суму рядків «витрата × ціна за одиницю». Щоб зрозуміти, скільки процедура приносить, до матеріалів додають ще дві складові:

• зарплату майстра за процедуру — відсоток від ціни, відсоток від прибутку процедури або фіксовану суму;
• частку постійних витрат — оренда, зарплата адміністратора, комунальні послуги, обслуговування апаратів. Їх зручно перерахувати на годину роботи кабінету та помножити на тривалість процедури.

Умовний приклад для пілінгу. Ціна — 1 200 ₴. Матеріали за техкартою — 209,50 ₴. Майстер отримує 30 % від ціни — 360 ₴. Година кабінету коштує клініці 400 ₴, процедура триває годину — ще 400 ₴. Разом 969,50 ₴, тобто до податків лишається 230,50 ₴. Якщо постачальник підніме ціну пілінгу на третину, матеріали подорожчають на 40 ₴, і на ці самі 40 ₴ зменшиться залишок.

Підставити цифри своїх процедур можна в калькуляторі собівартості процедури.

Яку ціну матеріалу брати

Закупівельну, а не роздрібну. Коли препарат приходить за новою ціною, а на полиці ще стоять старі флакони, точніше брати середньозважену ціну, а не ціну останньої накладної. Умовно: на складі 5 флаконів по 1 000 ₴, прийшло 10 по 1 600 ₴. Середньозважена ціна — (5 × 1 000 + 10 × 1 600) / 15 = 1 400 ₴ за флакон. Якщо рахувати за останньою накладною, собівартість процедур, зроблених зі старих флаконів, буде завищена.

Типові помилки

1. Рахують лише препарат. Рукавички, серветки, простирадла, антисептик і засоби догляду здаються дрібницею, але на недорогих процедурах вони дають помітну частку собівартості, як у прикладі з пілінгом.
2. Норма в одних одиницях, склад — в інших. Препарат купують флаконами, а витрачають мілілітрами. Якщо в техкарті стоїть «1», а склад веде товар у флаконах, за кожну процедуру спишеться цілий флакон. Вирішіть, у чому ведете облік, і пишіть норму саме в цих одиницях.
3. Дроби замість правила. «Простирадло 0,5 шт.» у техкарті спирається на здогадку, що процедур у візиті буде дві. Якщо буде одна чи три, склад розійдеться. Точніше позначити матеріал як «один на весь візит».
4. Техкарту склали і забули. Змінився препарат, постачальник, фасування чи протокол, а в техкарті досі старі цифри. Переглядайте техкарту щоразу, коли змінюється щось із цього, і звіряйте її з результатами інвентаризації.
5. Норму не звіряють із фактом. Якщо майстер щоразу витрачає більше, ніж записано, залишок у програмі розходиться з полицею, а нестачу знаходять лише на інвентаризації. Фактичну витрату, яка відрізняється від норми, фіксуйте одразу після процедури.
6. Не враховують залишки відкритих упаковок. Флакон, який не вдалося використати до кінця, теж є витратою. Або закладіть її в норму, або списуйте окремо з причиною, щоб бачити, скільки коштують такі втрати.
7. Техкарти є лише для частини послуг. Послуги без техкарти у звітах виглядають найприбутковішими, бо їхня собівартість нульова. Почніть із найпопулярніших і доведіть справу до кінця.

Як техкарти працюють в AGATA

В AGATA техкарта — це рецептура послуги з товарів, які є на вашому складі. Вона повʼязана з візитом, складом, зарплатою та аналітикою, тому окрема таблиця не потрібна. Докладніше про склад і техкарти з автосписанням матеріалів розповідаємо на сторінці модуля.

Складання техкарти

Розділ «Технологічні карти» є в меню «Послуги» і «Склад». Там видно всі активні послуги з ціною та собівартістю, лічильник на кшталт «12 з 40 послуг із карткою» і фільтр «Тільки без техкарти», з якого зручно почати.

У техкарті ви обираєте товар зі складу та вписуєте кількість. Одиниця товару показана просто в полі кількості, щоб не сплутати мілілітри з флаконами. Для кожного рядка обираєте, як він витрачається: «на кожну процедуру» чи «один на весь візит». Ціна за одиницю береться зі складу, а внизу видно ціну для клієнта, собівартість і маржу в гривнях і відсотках. Якщо для товару задано фасування, наприклад 1 флакон = 60 мл, під кількістю система підказує, яка це частка упаковки. Для етапів і пояснень є поле нотаток.

Типово техкарти редагують власник, керуючий і старший спеціаліст. Це право можна дати також іншим ролям у налаштуваннях доступу.

Автосписання, коли візит завершено

Щойно візит позначено «Виконано», AGATA створює процедуру для кожної послуги у візиті та одразу списує матеріали за техкартою. Ще до завершення в картці візиту видно, що саме спишеться за кожну послугу. Там само видно, для якої послуги техкарти ще немає, тож її можна скласти до завершення візиту, і процедура не піде у звіти з нульовою собівартістю.

Якщо в позиції візиту кілька одиниць, наприклад 20 одиниць ботулотоксину, матеріали «на кожну процедуру» множаться на цю кількість, а «один на весь візит» списуються один раз. Тому техкарту такої послуги зручно складати на одну одиницю: препарат — «на кожну процедуру», шприци та рукавички — «один на весь візит».

Якщо фактична витрата інша, спеціаліст натискає «Перевірити» в картці візиту або в розділі «Виконані процедури» та виправляє кількість. На склад іде лише різниця, окремою операцією, а попередні списання лишаються в історії. Там само можна додати матеріал, якого немає в техкарті. А якщо завершений візит потім скасували, позначили неявку чи видалили, матеріали повертаються на склад окремою операцією, і в історії складу видно причину повернення.

Собівартість, склади та звіти

• Середньозважена ціна. Коли ви оприбутковуєте накладну, собівартість товару перераховується з урахуванням того, що вже лежить на складі. Прихід можна вводити упаковками за ціною упаковки, а облік і списання йдуть в одиницях зберігання, наприклад у мілілітрах.
• Собівартість процедури фіксується на момент завершення візиту, тож пізніше подорожчання препарату не переписує минулі місяці.
• Кілька складів. Ви позначаєте, з якого складу техкарта списує витратні матеріали, а з якого продаються товари клієнтам, тож кабінетні запаси та товари на продаж можна тримати окремо.
• Залишки. Якщо в картці товару задано мінімальний залишок, у сповіщеннях зʼявиться «Низький залишок», а коли такий товар закінчиться — «Закінчився матеріал».
• Аналітика. На вкладці «Послуги» видно дохід, знижки, собівартість матеріалів, зарплату спеціаліста за ці процедури (якщо у вас є доступ до зарплат) і прибуток кожної послуги. Собівартість береться з фактичних списань, а де їх немає — з норми техкарти, і звіт це позначає. Фільтр «Без техкарти» показує послуги, собівартість яких ще невідома. Як читати такі цифри, ми розповідали у статті про показники ефективності клініки.
• Зарплата. Якщо в схемі зарплати ввімкнено утримання за матеріали, воно рахується за фактичною собівартістю кожної позиції візиту.
• Мережа. Коли каталог копіюють у нову філію, техкарти переносяться разом із послугами та товарами, а склад у кожної філії свій, зі своїми партіями та залишками.

Саме тому техкарти є важливою частиною CRM для косметологічної клініки: ту саму витрату матеріалів без переписування вручну видно на складі та в прибутку послуги, а якщо ввімкнено утримання за матеріали, то і в зарплаті.

Якщо порівнюєте програми, поставте на демо будь-якої CRM пʼять питань:

• чи списує вона матеріали за техкартою сама, щойно візит завершено;
• чи рахує середньозважену собівартість, коли нова партія приходить за іншою ціною;
• чи фіксує собівартість процедури на момент візиту, щоб подорожчання не переписувало минулі місяці;
• чи повертає матеріали на склад, якщо завершений візит скасували;
• чи показує прибуток кожної послуги після матеріалів і зарплати майстра.

В AGATA відповідь на кожне з них — «так».

У якому пакеті

Базовий склад (товари, залишки, прихід і продаж) є вже в пакеті «Старт». Техкарти з автосписанням, кілька складів та інвентаризація входять у «Бізнес» (від 1 690 ₴ на місяць при оплаті за рік) і «Мережу». Ціни та склад пакетів наведено на сторінці тарифів AGATA. Перші 14 днів ви працюєте безкоштовно та без картки, з усім, що входить у «Бізнес», тож техкарти та автосписання можна перевірити на своїх послугах.

З чого почати

1. Оберіть десять послуг, на які записуються найчастіше.
2. Заведіть на склад усі їхні матеріали із закупівельними цінами та одиницями обліку. Для препаратів, які купуєте упаковками, одразу задайте фасування.
3. Попросіть спеціаліста записати фактичну витрату на кількох процедурах поспіль. Норма «з голови» часто відрізняється від реальної.
4. Складіть техкарти та перший місяць звіряйте норму з фактом. Виправлення показують, де норма неточна.
5. Через місяць проведіть інвентаризацію і перевірте, чи зійшовся склад. Потім подивіться на прибуток кожної послуги та вирішіть, чи переглядати ціни.

Часті питання

Чи потрібно описувати в техкарті етапи процедури?

Для обліку та собівартості достатньо матеріалів із нормою і ціною. Етапи, час і примітки корисні, коли спеціалістів кілька: так усі працюють однаково, а новому спеціалісту простіше почати. В AGATA для цього є поле нотаток у техкарті.

Що робити, якщо доза щоразу різна?

Запишіть у техкарту типову норму, а фактичну витрату виправляйте після процедури. Препарати, які рахують одиницями чи мілілітрами, зручно продавати як послугу за одиницю: техкарту складають на одну одиницю, а кількість вказують у візиті. В AGATA норма «на кожну процедуру» множиться на цю кількість.

Чи можна перенести техкарти з таблиці чи іншої програми?

Імпорт AGATA переносить послуги та склад з Excel чи CSV, а текст техкарти з окремої колонки зберігає в чернетці техкарти послуги, тож він буде перед очима, коли складатимете рецептуру. Саму рецептуру збирають із товарів складу вже в AGATA: так кожен рядок повʼязаний із конкретним товаром і його ціною, а собівартість і списання рахуються самі.

Чи потрібні техкарти, якщо ви працюєте самі?

Так, якщо ви хочете знати собівартість і вчасно докуповувати препарати. Одній людині навіть простіше: норму не треба узгоджувати з колегами. Якщо ви шукаєте програму для косметолога, в AGATA базовий склад є вже в «Старті», а техкарти з автосписанням — у «Бізнесі», і їх можна 14 днів спробувати безкоштовно.