Як вести фінанси косметологічної клініки: каса дня, P&L і зарплати майстрів

Фінанси косметологічної клініки тримаються на кількох звичках. Щовечора зводьте касу дня та перераховуйте готівку, щотижня перевіряйте гроші на місяць уперед і борги постачальникам, щомісяця виплачуйте зарплати та читайте P&L. І весь час знайте, скільки клієнти заплатили наперед за послуги, яких ви ще не надали.

Цей гайд про управлінський облік: скільки клініка заробила, на що витратила і скільки винна майстрам, постачальникам і клієнтам. Податки, звітність ФОП і правила роботи з ПРРО узгоджуйте з бухгалтером.

Кожен крок можна робити в зошиті чи таблиці. Під кожним кроком показуємо, як це працює в AGATA, програмі для обліку фінансів клініки, де каса, зарплати та звіти ведуться в тій самій системі, що і записи.

До старту: пʼять домовленостей

Більшість розбіжностей у грошах зʼявляється через правила, про які ніхто не домовився. Вирішіть їх один раз і запишіть:

1. Каси. Перелічіть усі місця, де лежать гроші: шухляда з готівкою, термінал, рахунок ФОП. Якщо в клініці кілька ФОП, кожному потрібна окрема каса. Готівку, яку внесли на рахунок, обліковуйте як переміщення між касами, а не як дохід чи витрату.
2. Категорії витрат. Зазвичай вистачає 10–15 категорій. Коли їх сорок, половина стоїть порожня, а схожі витрати розпорошуються. Товар на продаж і матеріали в роботу ведіть окремо: перший окупається продажем із полиці, другі — процедурами.
3. Місяць зарплати. Вирішіть, до якого місяця відносите зарплату: до того, за який її нараховано, чи до того, коли її виплатили. Інакше серпень і вересень щоразу порівнюватимуться за різними правилами.
4. Схема оплати кожного майстра. Запишіть її так, щоб суму можна було перерахувати на папері.
5. Передоплати. Абонементи, сертифікати та депозити клієнтів обліковуйте окремо від виручки: послуги за ці гроші ще попереду.

В AGATA базовий набір категорій уже є в новій клініці: оренда, зарплати, матеріали, товар на продаж, товар у роботу, маркетинг, податки, комунальні платежі та інші. Їх можна перейменувати та доповнити в розділі «Налаштування → Категорії фінансів». Кас може бути кілька, кожна готівкова або банківська. До якого місяця відносити зарплату, ви обираєте один раз у налаштуваннях зарплат.

Щовечора: закрити касу дня

Закриття дня займає кілька хвилин, якщо щоразу звіряти ті самі речі в тому самому порядку:

1. Залишок на початок дня — окремо готівка та безготівка. Він має дорівнювати вчорашньому залишку на кінець.
2. Надходження. Кожна оплата привʼязана до візиту чи продажу, а не записана однією сумою «за день».
3. Витрати з каси — з категорією та коментарем. Рядок «Інше — 850 ₴» без коментаря через місяць уже ніхто не пояснить.
4. Переміщення між касами — окремим рядком.
5. Залишок на кінець дня. Перерахуйте готівку в шухляді та порівняйте з цією цифрою. Розбіжність шукайте того ж вечора: через тиждень її вже ніхто не пояснить.
6. Чеки. Перевірте, чи є чек на кожну оплату, яку ви проводите через ПРРО.

Чайові тримайте окремо: в управлінському обліку це гроші майстрів, а не виторг клініки. Якщо змішати їх із касою, завищеними вийдуть і прибуток, і відсотки. Як оформлювати чайові для податків, уточніть у бухгалтера.

Каса дня в AGATA

Завершений візит сам створює надходження в касі дня: окремий рядок на кожну послугу, з клієнтом і способом оплати. Процедура, списана з абонемента, другого доходу не створює, бо гроші надійшли в день продажу абонемента.

Касовий звіт за день показує залишок на початок, надходження, витрати, переміщення між касами та залишок на кінець, окремо готівкою та безготівкою, а також рух через кожну касу. Чайові стоять окремим рядком і в баланс не входять. Звіт можна роздрукувати або вивантажити в Excel чи CSV. Адміністратору лишається перерахувати готівку в шухляді та звірити її із залишком на кінець дня.

Кілька запобіжників від тихих розбіжностей:

• дохід за послуги візиту не можна видалити з каси напряму, лише змінивши оплату чи скасувавши візит; тоді система разом виправить і надходження, і нарахування майстру;
• у кожному рядку видно, хто провів операцію, а хто може виправляти та видаляти операції, ви вирішуєте в ролях;
• суму чи категорію можна змінити лише в ручній операції, і журнал «Налаштування → Безпека» запамʼятовує, хто і коли її змінив; операції, які створили візит, продаж чи виплата зарплати, виправляють через сам документ;
• якщо для банківської каси вказано відсоток еквайрингу, комісію за день вносять у витрати однією кнопкою, а якщо про неї забули, система внесе її вночі сама.

Якщо підключено ПРРО, у касі дня біля оплати видно фіскальний чек. Checkbox пробиває чеки сам: на візит і на продаж товару, абонемента чи сертифіката, а касову зміну відкриває перед першим чеком і закриває пізно ввечері, якщо адміністратор цього не зробив. Вчасно.Каса теж сама пробиває чеки візитів, а зміну веде без участі адміністратора. Що потрібно для підключення, розповідаємо в статті про ПРРО для косметологічної клініки.

Щотижня: гроші на місяць уперед і постачальники

Прибуток за місяць і гроші на рахунку в конкретний день — різні речі. Оренда, податки та велика закупівля можуть припасти на тиждень, коли записів мало. Раз на тиждень дивіться хоча б на місяць уперед: скільки надійде з уже записаних візитів, що доведеться заплатити і чи не впаде залишок нижче безпечного мінімуму.

Там само звірте, кому з постачальників і скільки ви винні, щоб оплата накладної не стала несподіванкою.

Платіжний календар в AGATA сам бере залишок у касах і надходження з майбутніх записів, а оренду, податки чи кредит ви вносите вручну, разово або щомісяця. Він показує прогноз на 90 днів, дату першого касового розриву та суму нестачі, а дні, коли залишок опускається нижче заданого вами мінімуму, позначає заздалегідь.

У розділі «Контрагенти» видно постачання та оплати, баланс «хто кому винен» та історію прихідних накладних. Оплату постачальнику одразу проводять як витрату з каси. Платіжний календар і контрагенти входять у пакет «Бізнес».

Щомісяця: зарплати майстрів

Більшість суперечок про зарплату виникає тому, що майстер не бачить, з чого вона складається. Коли схему записано до початку місяця, сперечатися здебільшого немає про що.

Як рахувати відсоток майстру

Часто відсоток рахують від ціни процедури зі знижкою мінус матеріали. Так майстер не отримує відсоток із вартості препарату, яку оплатила клініка:

Нарахування за процедуру = (ціна зі знижкою − матеріали) × відсоток майстра

Умовний приклад: процедура коштує 2 000 ₴, клієнт отримав знижку 10 %, матеріали за техкартою коштують 350 ₴, ставка майстра — 40 %. Нарахування: (1 800 − 350) × 40 % = 580 ₴. Якщо рахувати відсоток від повної ціни без утримання матеріалів, вийде 800 ₴, тобто на 220 ₴ більше з кожної процедури.

До відсотка можуть додаватися фіксована ставка за день чи місяць, бонус понад план і відсоток за продаж товарів та абонементів. Премії та штрафи записуйте окремими рядками з причиною, аванси — у день видачі. Порівняти кілька схем на своїх цифрах можна в калькуляторі зарплати косметолога. Податки та ЄСВ у цей розрахунок не входять, їх рахує бухгалтер.

Зарплати в AGATA

Схему складають із блоків: фіксована ставка за день чи місяць, відсоток, план із бонусом понад нього, утримання за матеріали (за фактичною собівартістю матеріалів процедури або фіксованим відсотком). Відсоток нараховують від прибутку власних процедур, від обороту клініки в дні змін співробітника (так зручно платити адміністраторам) або від чистого прибутку місяця. На окремі послуги та категорії можна задати свій відсоток або фіксовану суму за процедуру, а за продаж товарів і абонементів — окремий відсоток.

Для кожного абонемента клініка обирає, як він впливає на зарплату: майстер отримує відсоток із кожної процедури (від ціни зі знижкою або від повної), обраний майстер отримує всю виплату одразу під час продажу, або абонемент на зарплату не впливає.

Розрахунок видно за місяць або за окремий день. У вікні «Розрахунок і виплата» є деталізація, премії, штрафи, аванс і виплата з тієї каси, з якої гроші фактично видали. Кнопка «Виплатити всім за місяць» проводить усі невиплачені залишки за один раз, і ці суми відразу потрапляють у касу дня та в P&L. Майстер у розділі «Моя зарплата» бачить лише свою деталізацію, без кнопок виплати.

Щомісяця: прочитати P&L

P&L (звіт про прибутки та збитки) відповідає на одне питання: скільки клініка заробила за місяць після всіх витрат. Читайте його зверху вниз:

1. Доходи за категоріями — послуги, товари, абонементи, сертифікати, поповнення депозитів.
2. Витрати за категоріями — оренда, зарплати, матеріали, реклама, податки.
3. Чистий прибуток = доходи − витрати.
4. Рентабельність = чистий прибуток ÷ доходи × 100 %.

Умовний приклад: за місяць доходи — 400 000 ₴, витрати — 340 000 ₴. Чистий прибуток — 60 000 ₴, рентабельність — 15 %. Якщо наступного місяця доходи зростуть до 450 000 ₴, а рентабельність упаде до 10 %, причину майже завжди видно в одній-двох категоріях витрат.

Що перевірити в кожному P&L:

• «Інше» не має бути серед трьох найбільших категорій. Якщо воно там, заведіть нову категорію.
• Порівнюйте місяці, пораховані за однаковими правилами: зарплату в обох віднесено до місяця нарахування або в обох — до місяця виплати, комісію еквайрингу внесено в обох.
• Якщо P&L рахує гроші за фактом надходження, місяць із великим продажем сертифікатів чи абонементів виглядає прибутковішим, ніж є насправді. Про це розповідаємо в розділі про передоплати нижче.

Як це в AGATA: P&L можна подивитися за день, тиждень, місяць, три місяці, рік, увесь час або свій період. У ньому доходи та витрати за категоріями, чистий прибуток, рентабельність, розподіл надходжень на готівку та безготівку, рух коштів у кожній касі та графік за днями. Гроші звіт рахує за фактом надходження, а чайові показує окремо, поза доходом і прибутком. Звіт можна вивантажити в Excel або CSV. Каса дня, P&L, кілька кас і зарплати є вже в пакеті «Старт».

Передоплати: абонементи, сертифікати та депозити

Гроші за абонемент, сертифікат чи поповнення депозиту вже в касі, а процедури ще треба провести, заплатити за них майстру та витратити матеріали. Фактично це борг клініки послугами. Правило просте: знайте суму таких зобовʼязань на сьогодні та не плануйте її як вільний прибуток.

Умовний приклад: у грудні клініка продала сертифікатів на 60 000 ₴. У грудневому P&L ці гроші потрапляють у дохід, але послуги доведеться надати в січні та лютому, коли нових грошей за них уже не буде. Якщо грудневий «прибуток» витратити, у лютому зʼявиться діра. Особливо уважно стежте за цим після акцій на абонементи та передсвяткового продажу сертифікатів.

В AGATA це працює так: абонемент — це послуга, кількість процедур і знижка. У візиті процедура списується з нього, клієнту до оплати 0 ₴, а залишок і термін дії видно в його картці. Подарунковий сертифікат з унікальним кодом продають через касу, йому можна задати термін дії, а погашають його на депозит клієнта, тож подвійного доходу не виникає.

У касі дня та в P&L поповнення депозиту вважається доходом у день поповнення, а оплата візиту з депозиту нового надходження не створює. В аналітиці виручку за послугу враховують у день візиту, незалежно від способу оплати, тому депозити та сертифікати винесено на дашборді в окремий блок «Отримано наперед». Там видно поповнення депозитів, продані сертифікати та суму зобовʼязань на сьогодні: непогашені сертифікати плюс залишки на депозитах.

Скільки процедур за абонементами ще попереду, видно в картці кожного клієнта, а звіт «Продані пакети (абонементи)» показує всі продані абонементи за період зі статусом і залишком.

Раз на квартал: собівартість і ціни послуг

Ціну процедури часто ставлять «як у сусідів», не знаючи, скільки коштують матеріали. Тоді популярна процедура може після відсотка майстру майже нічого не приносити.

Складіть техкарту хоча б для десяти найпопулярніших послуг: що і в якій кількості витрачається на одну процедуру. Покроково це розібрано в статті як скласти техкарту процедури. Далі порахуйте прибуток кожної послуги:

Прибуток послуги = ціна − матеріали − оплата майстру

Перевірити ціну на своїх цифрах допоможе калькулятор собівартості процедури. Які ще показники варто рахувати щомісяця, ми зібрали в статті про показники ефективності косметологічної клініки.

Склад і техкарти в AGATA повʼязані з візитом. Коли візит завершено, матеріали за техкартою списуються самі, а якщо майстер виправить фактичну кількість, склад спише чи поверне різницю. На вкладці «Послуги» в аналітиці видно дохід, знижки, собівартість матеріалів, зарплату майстра за ці процедури (якщо у вас є доступ до зарплат) і прибуток. Фільтр «Без техкарти» показує послуги, для яких собівартість ще невідома. Техкарти входять у пакет «Бізнес».

Шпаргалка: що і коли перевіряти

Часті питання

Чи замінює CRM бухгалтера?

CRM бере на себе управлінський облік: скільки заробили, на що витратили, скільки винні майстрам, постачальникам і клієнтам. Бухгалтер отримує готові дані: касовий звіт, журнал операцій і P&L вивантажуються в Excel або CSV. Податки, звітність ФОП і те, які оплати проводити через ПРРО, лишаються за ним.

Чи побачить адміністратор прибуток клініки?

Це вирішуєте ви в ролях. Касу дня, P&L і платіжний календар відкриває право «Бачити загальну виручку», зарплати — окреме право «Переглядати зарплати». У типовій ролі адміністратора обидва є, а права «Переглядати звіти», яке відкриває аналітику, немає. Щоб сховати прибуток, зніміть у ролі ці два права: записувати клієнтів і приймати оплату у візиті адміністратор зможе і далі, а касу дня закриватиме людина з цим правом, наприклад керуюча. Майстру досить права «Бачити свою зарплату»: чужих нарахувань він не побачить.

Що буде з фінансовою історією з попередньої системи?

Вона переїде разом із вами як архів. Операції до дати переходу враховуються в журналі, P&L і залишку каси, тож перший місяць в AGATA можна порівняти з попередніми. Архівні рядки позначені та захищені від правок: це точна копія вивантаження зі старої системи, і її завжди можна з ним звірити. Перенести дані допоможемо: підключення під ключ безкоштовне. Що вивантажити зі старої системи та коли перемикатися, ми зібрали в чеклісті як перейти в нову CRM без простою.

Скільки коштує фінансовий модуль?

Окремої доплати за фінанси немає. Каса дня, P&L, кілька кас і зарплати є вже в «Старті», а контрагенти, платіжний календар і техкарти — у «Бізнесі». Ціни пакетів є на сторінці тарифів AGATA. Перші 14 днів — безкоштовно та без картки, з усім, що входить у «Бізнес».

Що робити далі

Почніть із каси дня: домовтеся з адміністраторами, що кожна оплата привʼязана до візиту чи продажу, а кожна витрата має категорію. Через місяць у вас буде перший P&L, якому можна вірити. Далі складіть письмові схеми зарплат, техкарти для найпопулярніших послуг і план платежів на кілька місяців уперед.

Якщо ви обираєте систему для всієї клініки, а не лише для каси, подивіться, як працює CRM для косметологічної клініки: записи, медкартки, склад і гроші в одній базі. А перш ніж вирішувати, спитайте на демо будь-якої CRM:

• чи потрапляє завершений візит у касу дня сам, окремим рядком на кожну послугу?
• чи вміє схема зарплати утримувати фактичну собівартість матеріалів процедури?
• чи пробиває система фіскальний чек через ПРРО сама, без окремої програми?
• чи покаже платіжний календар дату касового розриву за тижні до нього?
• чи видно на сьогодні, скільки клініка винна клієнтам за депозитами та сертифікатами?

В AGATA на всі пʼять питань можна відповісти «так». На демо покажемо це на ваших процедурах.