Друк у клініці: чеки, касовий звіт, цінники і сертифікати

Найчастіше клініка друкує пʼять документів: касовий звіт за день, подарункові сертифікати, цінники на товар, фіскальні чеки та виписку з картки клієнта. Найменше плутанини там, де всі вони беруться з тих самих даних, що і оплата, а не набираються окремо вручну.

Нижче розповідаємо, що має бути в кожному документі, що зручніше надіслати, ніж друкувати, і де клініки найчастіше помиляються. Чи потрібна вам каса і як підключити ПРРО, ми розбирали окремо, у статті про ПРРО для косметологічної клініки. Тут мова лише про папір і його електронні замінники.

Що клініка друкує і навіщо

Вимога до всіх пʼяти одна: цифри на папері мають збігатися з цифрами в програмі. Ціна на ціннику — з ціною в касі, сума в чеку — з оплатою візиту, номінал сертифіката — з тим, що потім зарахують клієнту. Документ, який хтось переписує руками, рано чи пізно розійдеться з обліком.

Касовий звіт за день

Звіт наприкінці зміни потрібен не лише бухгалтерові. Це спосіб за кілька хвилин помітити розбіжність, поки всі ще памʼятають, що було вдень. Кілька правил, які добре працюють:

1. Рахуйте готівку в шухляді та звіряйте її з балансом готівки у звіті до того, як адміністратор піде додому.
2. Тримайте готівку та безготівкові гроші в окремих колонках: загальна сума ховає помилку, коли одне переплутали з іншим.
3. Якщо у вас кілька ФОП, дивіться, через кого пройшли гроші, а не лише загальний підсумок.
4. Не плутайте касовий звіт у CRM із Z-звітом каси. Z-звіт формується, коли закривають зміну в ПРРО, і стосується лише фіскальних чеків. Касовий звіт показує всі гроші клініки, зокрема ті, що через ПРРО не проходять.

Як налагодити облік так, щоб звіт сходився щодня, ми розбирали в статті про фінанси косметологічної клініки.

Як це в AGATA: звіт відкриваєте в розділі «Фінанси → Каса дня» і друкуєте кнопкою «Друкувати». На аркуш потрапляє лише сам звіт, без меню та кнопок: назва клініки, дата, рух коштів окремо для готівки та безготівки (залишок на початок дня, надходження, витрати, переміщення між касами, баланс на кінець). Якщо кас кілька, є розбивка за касами, тож видно, через який ФОП пройшли гроші. Далі йдуть продані за день абонементи та перелік витрат. Довгий звіт переходить на наступні аркуші. Якщо розгорнути розділ «Записи, продажі та підсумки дня», він теж піде на друк, і аркуш стане альбомним.

Звіт за інший день друкують так само: у «Касі дня» оберіть дату або перейдіть до неї стрілками. Для бухгалтера той самий звіт можна вивантажити кнопкою «Розширений звіт» у файл Excel: рух коштів, витрати, підсумки, виконані записи, продажі та поповнення депозитів за день ідуть блоками на одному аркуші, а суми зберігаються як числа, тож Excel їх рахує. Є також варіант CSV. Вивантажувати звіт можуть ті, кому ви дали право «Експорт фінансів».

Друк подарункових сертифікатів

Сертифікат — це гроші, які клініка вже отримала, а послугу ще винна. Тому на ньому мають бути унікальний код, номінал, термін дії та контакти клініки. Сертифікат без коду або з кодом, якого немає в обліку, легко підробити чи використати двічі. Якщо ви замовляєте красиві бланки в друкарні, номер на бланку теж є кодом, і його треба внести в облік у момент продажу. І не забувайте про касу: сертифікат продається за гроші, і ці гроші теж мають потрапити в касовий звіт дня.

В AGATA так: після продажу програма показує код сертифіката, а кнопка «Роздрукувати картку з QR» відкриває бланк для друку. На ньому назва клініки, номінал, код формату AG-XXXX-XXXX, QR із тим самим кодом, імʼя того, кому подаровано, дата «діє до» (або «без обмеження терміну»), телефон і адреса клініки та коротке пояснення, як сертифікатом скористатися. Надрукувати бланк можна і пізніше, з реєстру сертифікатів. Якщо сертифікат уже погашений, скасований чи прострочений, програма попередить, що друкувати його для клієнта не варто.

Якщо ви продаєте сертифікати на готових паперових бланках, під час продажу впишіть номер у поле «Номер на бланку». Свій код AGATA однаково видасть, а при погашенні сертифікат знайдеться за будь-яким із них. Непогашені сертифікати з попередньої системи можна імпортувати: кожен отримає код AGATA, а за старим номером його теж можна знайти при погашенні. Готові номінали з ціною, терміном дії та назвою для чека задаєте в налаштуваннях сертифікатів, а на касі адміністраторка просто обирає потрібний номінал.

Цінники та штрихкоди

Типова помилка з цінниками: писати їх від руки або вести в окремому файлі. Тоді ціна на полиці розходиться з ціною в програмі, і клієнт підходить до каси із сироваткою за одну суму, а пробивають іншу. Цьому запобігають три звички:

• друкуйте цінники одразу після надходження товару, поки його не виклали на вітрину;
• після зміни ціни в картці товару передруковуйте цінник того самого дня;
• якщо у вас є сканер, друкуйте на ціннику штрихкод: адміністратор не шукатиме товар за назвою і не помилиться з обʼємом.

В AGATA у розділі «Товари» є «Друк цінників» (туди ж веде кнопка з каталогу товарів). Назва, ціна та артикул беруться з картки товару, і на ціннику їх руками не змінити. Друкувати можна сіткою на аркуш A4, який потім ріжуть, або на етикетковому принтері, по одному цінникові на етикетку. Розмір задаєте в міліметрах, а також скільки примірників друкувати на кожен обраний товар. На ціннику можна показати заголовок (типово це назва клініки, її можна змінити), артикул, дату та штрихкод Code 128. Програма попередить, якщо штрихкод на вузькому ціннику вийде задрібним для сканера, а товари без ціни продажу на друк не пустить. Після приймання накладної є кнопка «Надрукувати цінники на прийняте». На касі сканер вводить код у пошук товару, і програма знаходить позицію за тим самим штрихкодом. Як улаштований облік товару загалом, розповідаємо на сторінці про склад і облік товару в AGATA.

Фіскальний чек: друкувати чи надсилати

Багато клієнтів паперовий чек не беруть або лишають його на рецепції. Тому варто домовитися в команді про простий порядок:

• Видавайте чек після кожної оплати через касу, лише питайте, як зручніше: на папері, посиланням у SMS, на пошту чи в месенджер.
• Перевіряйте, чи є в картці актуальний телефон і пошта, інакше чек надсилати нікуди.
• Показуйте QR-код, якщо клієнт хоче перевірити чек сам.
• Не пробивайте чек удруге, якщо перший «кудись подівся». Спершу знайдіть його в програмі чи в кабінеті каси: другий чек означатиме подвійну суму в податковій.

Чи можна обійтися лише електронним чеком і що з цього приводу каже закон, ми розібрали в статті про ПРРО і фіскальні чеки для косметолога. Від цього залежить, чи потрібен вам на рецепції принтер узагалі.

В AGATA це працює так: чек каси Checkbox відкривається просто з візиту чи продажу. У вікні чека видно фіскальний номер, касу, за що пробито чек і хто прийняв оплату. Із чеком можна зробити три речі:

• Друк. Чек друкується через вікно друку браузера шириною 58 мм. Як із цим працювати на офісному чи чековому принтері, розповідаємо нижче.
• Показати QR. Клієнт сканує код телефоном і бачить чек у кабінеті податкової.
• Надіслати клієнту. На пошту чек відправляє сама каса Checkbox. SMS іде через ваш акаунт TurboSMS чи AlphaSMS з коротким посиланням на сторінку, де чек можна переглянути та завантажити. У Telegram-бот чи Instagram Direct чек приходить клієнту зображенням у його листування з клінікою, якщо він уже писав туди. Посилання на чек можна також просто скопіювати.

Картка клієнта та медкартка на папері

Роздрукувати картку просять рідше, ніж здається, але просять: клієнт переходить до іншого лікаря або просить виписку процедур. Буває і так, що клініка веде паперовий архів поруч з електронною карткою. Перш ніж друкувати, подумайте, що саме виходить за межі програми. Внутрішні коментарі команди та фото до/після на папері не потрібні, а медичну частину краще друкувати окремо і лише тим, хто має на це право.

В AGATA картку клієнта можна надрукувати окремим документом: телефон, дата народження, звідки прийшов клієнт, кількість візитів, витрачена сума, середній чек, останній візит та історія виконаних візитів, зокрема перенесена зі старої системи. Внутрішні коментарі команди туди не потрапляють. Медкартка друкується окремо: анкета здоровʼя, критичні позначки, нотатки лікаря, список інформованих згод зі статусом і рядки для підпису клієнта та спеціаліста. Фото до/після на аркуш не йдуть. Обидві роздруківки завжди українською, хоч би якою мовою працював співробітник, і для кожної є окреме право в ролях: «Друк карток клієнтів» і «Друк медкарти». Що варто тримати в самій картці, ми описали в статті про картку клієнта косметолога.

Як друкувати без спеціального обладнання

Усе в AGATA, зокрема чек, друкується через стандартне вікно друку браузера. У картках клієнтів і сертифікатах кнопка називається «Друк / зберегти PDF», у касовому звіті — «Друкувати», у цінниках — «Роздрукувати». У вікні друку вибирають принтер або «Зберегти як PDF», якщо файл треба надіслати, а не роздрукувати. Від AGATA нічого встановлювати не треба: друк іде на будь-який принтер, підключений до вашого компʼютера.

Часто вистачає звичайного офісного принтера: чек шириною 58 мм ляже посередині аркуша. Якщо на компʼютері встановлено чековий принтер на 58 мм, той самий чек вийде звичайною стрічкою. Чековий чи етикетковий принтер потрібен тим, хто хоче друкувати чеки та цінники на стрічці.

Часті питання

Чи потрібен клініці чековий принтер?

Не обовʼязково. Якщо ви надсилаєте чеки електронно, а на папері друкуєте рідко, вистачить офісного принтера. Чековий принтер варто купувати, коли клієнти часто просять паперовий чек.

Як надрукувати касовий звіт за минулий день?

У «Касі дня» оберіть потрібну дату та натисніть «Показати» або перейдіть до неї стрілками. Потім натисніть «Друкувати». Звіт збирається з оплат і витрат, записаних у програмі. Якщо операції того дня потім виправляли, у звіті будуть уже виправлені цифри.

Чи можна надрукувати сертифікат ще раз?

Так. Знайдіть його в реєстрі сертифікатів і відкрийте картку для друку: код і QR лишаються тими самими. Якщо сертифікат уже погашений, скасований чи прострочений, програма про це попередить.

У якому пакеті все це є?

Касовий звіт, склад із цінниками, сертифікати, каса з ПРРО та друк картки клієнта є вже в пакеті «Старт». Медкартки, а разом із ними і друк медкартки, доступні з пакета «Бізнес»; «Чати», через які чек надсилають у Telegram, теж. Порівняти пакети можна на сторінці тарифів.

Що робити далі

Почніть зі списку: випишіть усе, що у вас зараз друкують, хто це робить і звідки береться кожна цифра. Усе, що набирають руками, варто перевести на дані з програми. Потім домовтеся про порядок видачі чеків і вечірню звірку каси, і лише після цього вирішуйте, яке обладнання докупити.

А обираючи програму для клініки, спитайте на демо: чи друкує вона цінники зі штрихкодом просто з каталогу товарів, чи дає кожному сертифікату унікальний код із QR і чи показує касовий звіт окремо для готівки та безготівки? В AGATA на всі три питання відповідь «так».

Як касовий звіт, сертифікати та цінники повʼязані з оплатою та складом в одній системі, дивіться в фінансовому модулі AGATA, а що ще закриває програма для клініки — на сторінці CRM для косметологічної клініки.